신입사원을 위한 기업메일 작성법: 다우오피스 메일 200% 활용 가이드
안녕하세요! 올인원 업무플랫폼 다우오피스입니다.
회사에 입사해 가장 먼저, 그리고 가장 많이 사용하게 되는 소통 창구는 바로 기업메일입니다. 하지만 수신자 참조, 제목 작성, 파일 첨부까지 신경 써야 할 것이 한두 가지가 아니어 '혹시 실수하면 어떡하지?'라는 걱정이 앞서는 신입사원분들이 많을 텐데요.
오픈 서베이의 '업무 툴 트렌드 보고서'에 의하면, 가장 많이 사용되는 업무용 툴은 1위 메신저 , 2위 이메일 , 3위 화상회의 로 나타났어요(2021). 그만큼 회사에 출근하면 많이 사용하는 것 중 하나가 바로 '메일'이라는 것을 알 수 있죠.
오늘은 그룹웨어와 기업메일을 활용해 업무의 효율성을 높이고 체계적으로 커뮤니케이션하는 방법을 함께 알아보겠습니다.
1. 빠르고 정확하게 메일 발송하기
다우오피스 메일에서 누락 없이 메일 작성, 전송 가능
메일 작성 시, 가장 먼저 하게 될 단계는 '보내는 메일 주소'를 입력하는 것이죠! 올바른 메일 커뮤니케이션을 위해서, 받는 사람의 메일 주소를 확인하는 것은 필수입니다.
잠깐! '실수로 메일을 다른 주소로 보내면 어떡하지...' 라고 걱정하신 적 있으시죠?
메일 작성하기
다우오피스의 '메일 주소 자동 검색' 기능을 활용하면 걱정할 필요 없어요!
조직도, 주소, 최근 발송한 메일 이력을 참조해 받는 사람의 메일 주소를 쉽게 확인할 수 있어요.
우리 회사 직원인 경우: 이름, 부서 입력 시 자동으로 대상을 검색하여 선택 가능
우리 회사 직원이 아닌 경우: 최근 발송 이력을 통해 자동으로 검색된 대상자 선택 가능
다우오피스는 사용자별로 대용량 메일 첨부를 최대 5GB까지 지원하기 때문에, 신속하게 대용량 파일을 처리할 수 있어요.
하나의 파일은 1GB까지 등록 가능하니, 참고해 주세요.
메일 작성 예절
'메일 작성 예절'을 지키는 것은 필수! 아래의 신입사원 이메일 예절을 참고해서 메일을 작성해 보아요.
제목: 내용을 압축해서 설명할 수 있는 제목을 입력해요.
급하거나 중요한 메일은 [중요], [긴급], [요청] 등의 머리말을 활용하면 더욱 눈에 띄는 메일을 작성할 수 있어요!
답장 메일을 작성해야 한다면, 용건 파악을 어렵게 만드는 ‘RE:’ 사용은 최소화하는 것이 좋아요.
내용: ‘인사 → 내용 → 맺음말’의 순서로 작성해요.
인사: 자신의 소속과 직책을 밝혀요.
내용: 메일을 보낸 목적, 요청드릴 내용 등을 구체적으로 작성해요. 중요하거나 강조해야 할 부분은 볼드체, 색상 변경 등을 통한 강조 표시를 하는 것도 좋은 방법이에요! 스크롤을 하지 않아도 한 눈에 모든 내용을 볼 수 있도록 간결하게 작성하는 것이 좋아요.
맺음말: 감사하다는 말과 함께 마지막 인사를 담은 맺음말로 마무리하면 돼요. 답장 요청, 확인, 검토, 사과, 거절 등의 목적을 분명하게 담아 정중하게 작성하면 끝!
그 외: 메일 작성 후 전송하기 전에 여러 번 검토해요.
받는 사람 및 참조인이 정확하게 설정되었는지
회사명, 이름, 직책 등을 올바르게 작성했는지
오탈자 등의 수정 사항은 없는지
첨부파일이 제대로 첨부되었는지 등을 꼼꼼하게 확인하도록 해요.
메일의 명함과 같은 기능을 하는 서명은 기업메일을 작성한다면 필수입니다!
신속한 피드백과 답장을 받고 싶다면 이름, 직책, 소속, 연락처 등을 서명란에 입력해 보세요.
다우오피스 메일에서는 메일 본문에 포함되는 서명의 사용여부를 설정, 편집, 관리할 수 있어요.
메일 전송하기
메일 작성이 완료되었다면, 이제 전송하기만 하면 끝! 메일 전송 과정에서 더욱 안전하고, 효율적으로 업무하실 수 있는 팁을 알려드릴게요.
업무상 중요한 메일을 보내야 하는 경우, 보안메일 설정을 활용해보세요. 메일을 더욱 안전하게 발송할 수 있어요.
비밀번호와 힌트를 설정 후 발송하면, 수신자는 설정된 비밀번호를 입력해야 보안메일 확인이 가능합니다!
중요한 메일을 정해진 시간에 보내야 하는데, 바쁜 업무 탓에 잊을 것 같아 걱정되신다고요? 다우오피스 메일의 [예약메일]에서 업무메일을 원하는 일자, 시간을 지정하여 발송할 수 있어요.
발송 날짜와 시간을 설정해두면 지정한 시간에 중요한 업무메일을 누락없이 발송 가능하니, 예약메일 기능을 활용해 보세요!
2. 업무별로 메일 관리하기
업무를 진행하다 보면, 다양한 업무를 동시에 수행할 때가 많아요.메일로 커뮤니케이션을 진행할 때 빠르고 효과적으로 메일을 관리할 수 있다면 더욱 편리할 거예요!
다우오피스 메일에서는 깔끔한 메일 분류 가능!
다우오피스 메일의 태그 기능으로 메일을 사용자가 메일을 분류, 지정할 수 있어요.
중요한 키워드나 분류를 태그로 설정하고 태그 색상을 지정해 효율적으로 메일을 관리해 보세요!
다우오피스 메일에서는 관련 메일을 한 번에 모아 확인할 수 있어요. 답장, 전달로 주고받은 메일을 관련 메일로 확인 가능해요!
또한, 자동분류 기능은 키워드, 보낸 사람 등으로 규칙을 설정해서 메일을 자동으로 분류할 수도 있어요.
3. 더 똑똑하게 메일 활용하기
이제 기본적인 기업메일 활용법은 모두 익히셨을 텐데요. 다우오피스의 특별한 메일 기능들을 활용해서 더 똑똑하게 업무하실 수 있는 방법도 함께 알려드릴게요!
이 기능들까지 활용하신다면, 여러분도 기업메일 마스터!
다우오피스 메일에서는 외부 메일도 연동 가능
다우오피스 메일에서는 구글, 네이버, 다음 등의 메일 서비스에 접속하지 않고 외부 메일 계정에 수신된 메일을 확인할 수 있어요. 연동 설정만 하면 다우오피스에서 수신된 모든 메일을 확인할 수 있어 편리하답니다!
외부 메일의 서버와 포트를 확인 후 POP/IMAP를 설정하여 사용할 수 있어요.
뿐만 아니라 다우오피스에서는 아웃룩 연동이 가능해요. 아웃룩 연동을 통해 다우오피스에서 수신된 메일을 아웃룩에서 확인하고 회신할 수 있어요.
또한, 기존 사용하던 메일함의 메일을 백업하여 다우오피스 메일로 업로드도 가능하답니다. 이전까지 외부 메일로 기업 메일을 활용하셨다면 다우오피스 메일 하나로 간편하게 업무해 보세요!
자세한 설정 방법은 다우오피스 고객케어라운지를 참고해주세요!
다우오피스 메일은 강력한 검색 기능 제공
다우오피스의 메일의 검색 기능을 활용해 보세요.
키워드 기준의 기본 검색뿐만 아니라 여러 조건을 지정해 검색하면 메일 내용, 첨부파일, 내용까지 간편하고 빠르게 검색할 수 있어요!
복잡하게 느껴졌던 기업메일, 전혀 어렵지 않죠?
다우오피스가 알려준 기업메일 팁을 활용한다면 신입사원 여러분도 ‘일잘러’로 거듭날 수 있을 거예요!
다우오피스 메일은 테라스 메일을 탑재하여 메일을 안전하게 사용할 수 있고, 동시에 기업메일 작성부터 발송, 확인까지 전 과정을 편리하게 만들어 주는 기능이 갖춰져 있어요.
하단 배너를 클릭해 무료로 체험해 보세요!