안녕하세요! 올인원 업무플랫폼 다우오피스입니다.
많은 직장인에게 '발표'는 가장 피하고 싶은 업무 중 하나입니다.
오늘은 자료조사 방법부터 논리적인 자료 구조화, 그리고 퀄리티를 높여줄 무료 PPT 템플릿 활용까지 직장인 프레젠테이션 꿀팁 4가지를 준비했습니다.
1. 시작이 반이다! 발표 자료 구조화하기
발표 주제는 정해졌지만, 발표 내용을 어떻게 구성해야 할지 모르겠다고요? 걱정 마세요.다우오피스가 내용을 논리적으로 구성할 수 있는 두 가지 방법을 알려드릴게요.
Why-How-What(WHW) 방법으로 내용 구조화하기
'Why-How-What' 방법은 발표 내용을 효과적으로 전달하는 데 유용한 방법이죠! 청중의 관심을 끌고, 주제의 중요성을 강조하며, 구체적인 실행 방안을 제시하는 데 도움을 줘요.
1. Why
- 필요성 강조: 발표의 주제를 다루는 이유와 그 중요성을 설명해요. 청중이 왜 이 정보를 들어야 하는지, 어떤 문제를 해결할 수 있는지를 강조하면 됩니다. 특히, 필요성과 문제를 언급할 때 그 이유로 구체적인 수치가 언급된 데이터를 활용하세요!
2. How
- 실행 방법 언급: 주제를 어떻게 해결할 것인지, 방법이나 절차를 설명해요. 단계별로 나누어 설명할 수 있다면 더 좋아요!
3. What
- 구체적인 내용 설명: 발표의 주제나 핵심 내용을 설명해요. 구체적인 방법을 제시하고, 명확하게 내용을 전달하면 됩니다.
발표 구성 예시
Why: 현재 진행되고 있는 A 프로젝트가 비효율적으로 운영되고 있습니다. 특히, 예산의 50%가 초과 지출되었지만, 예상 성과에 도달하지 못하여 지속적인 프로젝트 진행이 어려운 상황입니다.
How: 이 문제를 해결하기 위해, 다음과 같은 방안을 제안합니다. 첫째, 프로젝트의 모든 단계에서 예산 사용을 철저히 모니터링하고, 정기적인 리뷰 회의를 통해 진행 상황을 점검해야 합니다. 둘째, 성과 지표를 명확히 설정하고, 팀원들에게 책임을 부여하여 목표 달성을 촉진할 것입니다. 마지막으로, 외부 전문가의 자문을 받아 프로젝트의 효율성을 높일 수 있는 방안을 모색할 것입니다.
What: 오늘 발표에서는 A 프로젝트의 현재 문제점과 이를 해결하기 위한 구체적인 실행 계획을 설명하겠습니다. 또한, 새로운 예산 관리 시스템과 성과 지표 설정 방안에 대해 자세히 말씀드리겠습니다.
위의 예시에서는 간단하게 말씀드렸지만, WHW 방법을 활용하면 더욱 깔끔하고 명확한 발표 흐름을 만들어나갈 수 있을 거예요!
ChatGPT로 발표 내용 구조화하기
WHW 방법... 깔끔하고 좋지만, 업무 하기도 바쁜 일상 속에서 발표 내용까지 일일이 내용을 구성하는 건 쉽지 않아요.
대부분의 직장인 분들이 업무의 다양한 부분에서 AI를 활용하고 계실 텐데요, ChatGPT를 활용하면 빠르고, 깔끔하게 발표 내용을 구조화할 수 있어요!
이미 프롬프트를 만들어 배포하고 계시는 분들이 많으니, 적극적으로 이용해 보세요! 다우오피스가 발표 내용 구성을 빠르게 끝낼 수 있는 ChatGPT 프롬프트 2가지를 소개해 드릴게요!
🔗 [링크 1]
🔗 [링크 2]
다우오피스는 두 번째 링크의 프롬프트를 활용해 보았어요!
발표 자료의 목차 구성은 물론이고, 슬라이드 별로 들어갈 내용을 깔끔하게 알려주네요! 슬라이드마다 사용할 시간까지 분배해 줘서 발표 부담을 덜어낼 수 있을 것 같아요.
2. PPT 작업 시간이 반으로! PPT 템플릿 선정하기
직장에서는 대부분의 발표 자료를 PPT를 활용할 텐데요! 회사 내부에서 사용하는 PPT 템플릿이 있다면 그 양식을 활용해 제작하시면 된답니다.
하지만, 정해진 PPT 템플릿이 없다면 템플릿을 결정하는 것도 시간이 꽤 드는 일이죠. 그럴 때는 무료로 배포되고 있는 PPT 템플릿을 활용하면 준비 끝!
발표에 적합하고 깔끔한 디자인의 무료 PPT 템플릿 5개를 추천해 드릴게요.
활용도 높은 무료 템플릿 추천!
🔗 [링크 1] 깔끔한 심플 발표용 PPT 템플릿 (출처: 새별)
🔗 [링크 2] 미니멀리즘 스타일 파란색 발표용 깔끔한 무료 PPT 템플릿 (출처: 새별)
🔗 [링크 3] SLIDESGO 사이트
🔗 [링크 4] 보라색, 깔끔한, 심플한 PPT 템플릿 (출처: 조땡)
🔗 [링크 5] 문양을 이용한 피피티 배경 포인트 (출처: 조땡)
깔끔한 PPT 디자인도 좋지만, 구성한 발표 내용을 어떻게 배치해야 할지 고민이시군요. 그럴 때 활용하기 좋은 AI 꿀팁을 알려드릴게요!
Gamma로 발표 자료 제작하기
Gamma(감마)는 PPT 제작 AI 툴으로, 이전에 AI 업무툴 게시물에서 소개해 드린 적이 있어요!
PPT 제작에 특화된 생성형 AI 툴으로, 주제만 입력하면 빠르게 발표 PPT 초안을 제작할 수 있죠. 기존 문서를 불러와서 PPT를 만들 수 있고 목차와 콘텐츠, 내용 등을 자동으로 완성하고 재생성도 가능합니다.
그동안 PPT 제작에 많은 시간이 소요되었다면, Gamma를 활용해서 PPT를 제작해보세요! 적은 시간으로도 깔끔한 디자인의 발표 자료를 제작할 수 있어요.
3. 발표 전 필수 체크 리스트 3가지
발표 전날에는 긴장감이 커지기 마련이에요. 열심히 준비한 여러분을 위해 발표 전날, 꼭 체크해야 할 3가지를 알려드릴게요!
PPT 파일 오류 점검하기
✔ 슬라이드 내 텍스트가 잘리거나 이미지가 누락되지 않았는지 확인하기
✔ 설정한 애니메이션이나 전환 효과가 정상적으로 작동하는지 점검하기
✔ 미리 발표할 컴퓨터에서 열어보고, 호환성 문제가 있는지 확인하기
발표 내용 리허설하기
✔ 발표 내용 여러 번 연습해보기
✔ 시간 체크를 하면서 발표 시간을 조절하고, 중요한 포인트를 강조하는 연습하기
✔ 친구나 동료에게 발표를 시연하고, 피드백 받아보기
사용할 장비 점검&테스트하기
✔ 발표에 사용할 장비(노트북, 프로젝터, 마이크 등)가 정상적으로 작동하는지 미리 점검하기
✔ 발표 자료를 메일과 USB에 옮겨 두기
✔ 발표 장소에 미리 가서 환경에 익숙해지기
4. 직장인 발표 마스터가 몰래 활용하는 다우오피스!
발표 하나만으로도 벅찬데... 준비 과정에서 챙겨야 할 것이 너무 많아 부담된다고 생각하셨죠? 이 모든 복잡한 과정을 다우오피스에서 한번에 해결할 수 있답니다.
직장인 발표 마스터는 이미 몰래 활용하고 있는 기능들, 여러분에게도 알려드릴게요!
ToDO+로 발표 준비 과정 정리하기
✔ 칼럼 추가: 대기, 진행 완료 등의 진행 단계 구분하여 발표 진행 정도를 한눈에 파악할 수 있어요.
✔ 카드 추가: 발표를 위한 세부 준비 과정 및 관련 담당자를 추가할 수 있어요.
✔ 업무 이력 등록: 발표 관련 진행 상황 공유가 필요하다면, 업무 이력을 등록하여 공유할 수 있어요.
캘린더로 발표 계획 & 일정 살펴보기
✔ 일정 등록: 가장 중요한 발표 일정 등록! 개인 캘린더에 발표 일정과 시간, 장소를 함께 등록할 수 있어요.
✔ 일정 공유: 팀원들과의 일정 공유가 가능해, 발표에 참석할 팀원들에게도 발표 일정을 손쉽게 공유할 수 있어요.
개인 자료실 & 메일 & 메신저에 발표 자료 올려두기
✔ 개인 자료실: 발표 자료를 업로드할 공간이 필요하다면, 개인 자료실에 간편하게 업로드 할 수 있어요!
✔ 메일: '대용량 파일 첨부'와 '나에게 보내기' 기능이 가능한 다우오피스 메일로도 자료를 보내놓을 수 있어요.
✔ 메신저: 메신저에서도 활용 가능한 '나와의 대화'! 다우오피스 메신저에서도 파일 첨부가 가능하답니다.
예약 기능으로 발표 회의실 예약하기
✔ 예약 기능: 예약 기능으로 회의실뿐만 아니라 차량, 빔프로젝터 등 등록되어 있는 우리 회사 자산을 손쉽게 예약할 수 있어요!
✔ 캘린더와의 연동: 캘린더와 예약 기능과의 연동으로, 일정 등록 시 바로 예약도 가능하죠. 발표 일정 등록 시 캘린더에서 회의실 예약까지 한번에 해결해 보세요!
직장 생활에서 한 번쯤은 경험하게 될 발표! 다우오피스가 알려드린 발표 꿀팁 4가지를 활용하면, 직장에서 발표 마스터가 된 여러분의 모습을 볼 수 있을 거예요.
발표 준비 과정이 너무 막막하고, 이곳저곳으로 흩어져 복잡하다면! 다우오피스에서 한번에 해결해 보세요. ToDO+, 캘린더, 자료실, 메일, 메신저, 예약 등 업무를 도와주는 기능을 올인원으로 경험하실 수 있어요.
다우오피스를 통해 업무 효율 향상을 경험하고 싶으시다면, 아래의 배너를 클릭하여 무료 체험 신청해 주세요.