일잘러 직장인의 스마트한 우선순위 설정 팁 4가지

업무 우선순위를 정하지 않으면 어떤 일부터 처리해야 할지 몰라 업무 효율이 떨어지고, 마감일을 놓칠 수 있습니다. 업무의 중요도와 긴급도를 기준으로 우선순위를 설정하면 보다 체계적으로 일을 처리할 수 있는데요. 직장인 여러분의 효율적인 업무 관리를 위해 다우오피스가 업무 우선순위 설정 방법을 소개해 드릴게요!

1. 아이젠하워 매트릭스 활용

아이젠하워 매트릭스는 처리해야 할 업무를 하나씩 점검하고, 이를 긴급성과 중요도에 따라 분류하는 방법입니다.

이 두 가지 기준으로 나누어 사분면에 배치하면, 보다 효율적으로 업무를 처리할 수 있어요!

매트릭스 사분면을 활용한 업무 분류 방법

아래 기준과 예시를 참고해 업무를 사분면에 나눠 정리해 보세요.

-제1사분면: 해야 할 일 (ex. 오늘까지 블로그 게시물 업로드)
-제2사분면: 계획해야 할 일 (ex. 네이버/티스토리 블로그 활성화 방안 고안)
-제3사분면: 위임할 일 (ex. 고객 피드백 수집)
-제4사분면: 삭제할 일 (ex. 과거 프로젝트 문서 정리)

추가로, 아직 사분면 분류가 익숙하지 않은 여러분을 위해 아이젠하워 매트릭스를 더욱 효과적으로 활용할 수 있는 방법도 정리했어요.

-작업을 색상으로 나눠 분류
-작업을 사분면당 10개로 제한하기
-제거 후 우선순위 지정하기
-개인적인 할 일 목록과 업무 할 일 목록 만들기

2. ABCDE 방법 활용하기

ABCDE 방법은 Brain Tracy의 “Eat that frog(개구리 먹기)”에서 고안된 방법이에요. 진짜 개구리를 먹어야 한다는 뜻은 아닙니다!

Brain Tracy가 말한 '개구리'란, 가장 어려운 일이자 가장 먼저 해결해야 할 일을 말해요. 개구리 먹기를 통해 불필요한 지연은 피하고, 자신이 가장 두려워하거나 미루고 싶은 일을 먼저 처리해 성취감을 느끼고 생산성을 높일 수 있어요!

ABCDE 방법 또한 가장 중요하고, 해결 해야 하는 업무의 우선순위를 설정하면 됩니다.

ABCDE 방법을 활용한 업무 분류 방법

아래의 분류 기준과 예시를 참고해 5가지 단계로 업무를 분류해 보세요!

-A 작업: 가장 중요하며 반드시 수행해야 하는 업무로, 성과에 큰 영향을 미치거나 중대한 결과를 가져올 수 있는 일을 의미
-B 작업: A 작업보다는 중요도가 낮지만, 해야 할 업무. 이는 종종 A 작업을 지원하는 역할
-C 작업: 수행하면 좋은 업무로, 완료하지 않아도 큰 문제가 되지 않는 업무 (이 단계에 해당하는 업무는 개인의 만족이나 소소한 이익을 가져다주는 업무를 말해요)
-D 작업: 다른 사람에게 위임할 수 있는 업무로, 자신이 직접 수행할 필요는 없는 업무를 의미
-E 작업: 업무 프로세스 단계에서 제거해야 하는 업무로, 해당 업무를 수행한다면 업무 시간이나 자원을 낭비할 수 있는 불필요한 일을 의미

3. 아이비 리 방법 활용

아이비 리 방법(Ivy Lee) 은 일의 우선순위를 정하는 고전적이고 효과적인 방법이에요. 아이비 리 방법을 활용하면 명확하게 업무 우선순위를 정할 수 있고, 다음 날 집중해야 할 핵심 업무를 간단하게 선별할 수 있습니다! 쉽고 간단하게 활용할 수 있는 방법이니, 오늘부터 바로 실천해볼까요?

아이비 리 방법을 활용한 업무 분류 방법

아래의 분류 기준을 참고해 목록을 만들고 실천해 봐요.

- 매일 근무가 끝나고, 다음 날 수행할 가장 중요한 6가지 업무를 목록으로 정리해요.
- 작성한 목록의 업무들을 중요도에 따라 순위를 매겨요.
- 다음 날, 목록의 첫 번째 업무부터 수행해서 마칠 때까지 집중해요.
- 1번 업무가 끝나면 2번 업무로 넘어가고, 이러한 방식으로 모든 업무를 순차적으로 완료해요.
- 하루 안에 모든 6가지 업무를 모두 마치지 못했다면, 수행하지 못한 업무를 다음 날 목록의 최우선으로 배치하세요.

4. 다우오피스 ToDo+, Works 활용

"업무도 많은데, 따로 우선순위를 세워 기록해 두어야 한다면 번거로울 것 같아요." 라고 생각한 직장인 여러분은 주목해 주세요! 올인원 업무플랫폼 다우오피스의 ToDO+, Works 기능을 이용하면 긴급하거나 중요한 일부터 쉽고 빠르게 처리할 수 있습니다. 다우오피스의 ToDo+, Works 기능 활용 꿀팁을 소개할게요!

ToDo+로 할 일 관리

다우오피스의 ToDo+는 '온라인 포스트잇' 기능입니다. 직관적이고 사용하기 쉬운 인터페이스로 편리하게 사용할 수 있어요. 일정 확인은 물론, '보드'를 활용해 개인 뿐 아니라 팀의 업무 관리와 협업에도 활용할 수 있어 효율적이랍니다!

Works로 업무 진행 상태 실시간 공유

다우오피스의 Works는 특허 받은 협업 기능으로, 개인 업무 혹은 프로젝트를 관리할 수 있는 기능입니다. Works를 활용하면 팀원들과 효과적으로 정보를 공유하고, 실시간으로 협업해요. 특히, 간트뷰를 활용해 프로젝트나 업무의 일정을 시각적으로 파악할 수 있어 업무의 우선순위를 정할 때 매우 편리해요.

간트뷰 기능

Works에 입력된 데이터를 클릭 한 번으로 간트뷰 형태로 쉽게 조회해요. 진행 중인 프로젝트의 제목과 진행률이 한눈에 표시되기 때문에, 일정 관리가 중요한 데이터를 Works로 관리하면 협업도 훨씬 쉽고 빠르게 진행할 수 있습니다. 또한, 프로세스 관리 기능은 업무의 흐름을 체계적으로 관리할 수 있게 해줘요.

프로세스 관리 기능

Works의 [프로세스 관리]에서 대기/완료 등의 업무 상태를 정의하고 흐름을 설정해요. 한눈에 알아보기 쉬운 다이어그램 형태로 설정이 가능해, 어떤 업무를 처리해야 할지 쉽게 파악할 수 있죠!

직장인들의 업무 스타일은 저마다 다르기 때문에, 적합한 업무 우선순위 수립 방법이 다를 수 있어요. 다우오피스가 알려드린 업무 우선순위 수립 방법을 참고해서, 생산적인 업무를 시작하세요!

업무의 우선순위를 정해서 처리하다보면, 업무 스트레스가 감소하고 압박감도 줄어들어요. 다우오피스의 ToDo+, Works 기능을 활용하면 중요한 일을 잊지 않고 처리할 수 있습니다! 협업하는 동료와 효율적으로 업무를 처리할 수 있는 것은 물론이고요.

다우오피스와 함께 업무 우선순위 설정하고, 스마트한 업무 시작하세요.