주 4.5일제 IT기업은 어떻게 일할까? 트웬티온스의 업무플랫폼 활용법
2026년 고용노동부 예산에 주 4.5일제 시범사업 비용 276억 원이 편성됐습니다. 경기도는 이미 민간기업 대상 시범사업을 진행 중이고, 참여 기업 중에는 채용 지원자가 10배 넘게 늘어난 곳도 있어요. 도입을 검토하는 기업이 빠르게 늘고 있지만, 막상 실행 단계에서는 다른 고민이 생깁니다. 근무 시간이 줄어든 만큼 업무를 효율적으로 처리해야하는데 기존 업무 도구와 프로세스를 어디서부터 어떻게 바꿔야 할지가 쉽지 않거든요.
메타버스 플랫폼 VIVEN과 산업용 관제 솔루션, 이커머스 사이트 구축까지 세 분야를 동시에 진행하는 IT기업 트웬티온스도 같은 고민을 했습니다. 30여 명 규모로 주 4.5일제를 운영하면서 행정 업무부터 먼저 효율화 하고자했고, 그 과정에서 다우오피스를 도입했어요. 도입을 결정한 이용석 공동대표와 실무 전환을 이끈 김우림 대리에게 이야기를 들어봤습니다.
1. 매일 퇴근 시간을 1시간 앞당기는 4.5일제
주 4.5일제 운영 방식은 기업마다 다릅니다. 금요일 오후를 쉬는 곳도 있고 격주로 4일과 5일을 번갈아 운영하는 곳도 있죠. 트웬티온스는 매일 퇴근 시간을 1시간씩 앞당기는 방식을 택했습니다. 출근 09:30, 퇴근 17:30으로 주 35시간을 운영하고 있어요. 하루 1시간이 줄어든다는 건 같은 업무를 더 짧은 시간 안에 끝내야 한다는 뜻이기도 합니다.
"퇴근 시간을 줄이는 방식을 택해서 운영하고 있는데, 업무에 집중해야 하는 시간이 많아지다 보니까 쉽지는 않았어요."
게다가 업무 시간이 줄어든 상황에서 행정에 쓰이는 시간까지 그대로라면 정작 핵심 업무에 집중하기 어렵습니다. 트웬티온스가 4.5일제 도입과 함께 업무 도구부터 정비하기로 한 것도 이 때문이었어요.
2. 업무마다 다른 플랫폼을 쓰던 시절
도입 전 트웬티온스는 회계, 인사, 연차 관리 등 업무별로 4~5개 플랫폼을 동시에 사용하고 있었습니다. 이용석 공동대표는 당시 상황을 이렇게 정리했어요.
"그 솔루션들을 모두 교육하고 관리하고 운영하는 것조차도 행정에 대한 리소스 낭비가 있었어요. 여러 솔루션을 고민하다가 다우오피스를 선택했고, 행정적인 업무에 대한 시간을 줄일 수 있었다고 생각합니다."
경영전략팀에서 실무를 담당하는 김우림 대리는 직원 수가 늘어나면서 문의 대응 자체가 업무가 됐다고 했습니다.
"하나의 프로그램을 익히는 것도 6개월 정도 걸리는데 처음 들어오자마자 다섯 개 여섯 개를 다 익혀야 되니까, '증명서 발급 어떻게 해야 되나요?', '경비 청구 어떻게 올려야 되나요?' 문의가 계속 들어왔어요. 한두 분이면 대응할 수 있었지만 30명이 넘어가니까 버겁더라고요."
결국 필요한 건 이 기능들을 한 곳에 모아주는 플랫폼이었습니다. 다우오피스를 도입한 뒤로는 직원 누구나 한 플랫폼에서 직접 업무를 처리하게 되면서 경영전략팀으로 몰리던 반복 문의가 눈에 띄게 줄었어요.
3. 줄어든 업무 시간 안에서 행정을 끝내는 방법
플랫폼을 통합하고 나서 가장 먼저 체감한 건 경비 처리 속도와 사내 문의 대응이었습니다.
결재부터 지급까지 한 번에, 경리관리
주 35시간 안에서 경비 처리에 쓰는 시간을 줄이는 게 급선무였어요.
"성명, 날짜, 금액, 사유, 카드 매출 내역서까지 따로 엑셀로 정리하고 그걸 또 보고해야 해서 꽤 많은 시간이 걸렸어요. 지금은 신청자가 올려주기만 하면 내용 확인하고 클릭 한 번이면 바로 전자결재까지 처리할 수 있어요. 결재부터 지급까지 원스톱으로 진행되니까 너무 좋았어요."
경비 청구 내역은 본인과 관리자만 열람할 수 있어서 이전에 전 직원에게 청구 내역이 공개되던 개인정보 문제도 해결됐습니다. 매출입 관리 쪽도 크게 달라졌어요. 4대보험 고지서, 은행 계좌 내역, 카드 사용 내역, 부가세 내역을 각각 따로 확인하던 작업이 관련 기관 연동으로 한곳에서 조회하는 방식으로 바뀌었거든요. 업무 시간 단축은 물론이고 담당자가 바뀔 때 인수인계도 훨씬 수월해졌습니다.
사내 문의를 대신 받아주는 AI 챗봇 스피키
플랫폼을 통합해도 사용법을 몰라서 문의하는 건 생기기 마련이에요.
"증명서 발급이라든지 뭔가 해결이 안 될 때 자주 물어보는데 정확하게 답변해주니까 좋았어요. 보통 타 플랫폼은 FAQ에서 여러 번 클릭해도 결국 비슷한 답변이 나오고, 또 상담원한테 재문의해야 하거든요."
스피키는 직원 누구나 바로 질문할 수 있고 24시간 응답이 가능합니다. 경비 처리에 이어 사내 문의 대응까지 자동화되면서 경영전략팀의 행정 부담이 한층 줄었어요.
4. 도입을 고민하는 기업에
김우림 대리는 인프라를 바꾸는 결정이 쉽지 않았다고 돌아봤습니다.
"아무리 좋은 기능을 가졌다고 해도 직원들이 적극적으로 활용하지 못하면 아무 의미가 없다는 점을 절실하게 느꼈죠. 다우오피스는 단순한 업무 툴이 아니라 회사의 업무 방식과 문화를 바꾸는 플랫폼이라고 생각합니다."
주 4.5일제를 도입하면서 업무 도구까지 함께 정비한 트웬티온스의 사례가 궁금하다면 다우오피스 도입 상담을 통해 우리 조직에 맞는 방법을 확인해 보세요.
자주 묻는 질문
주 4.5일제를 운영하려면 그룹웨어에 어떤 기능이 필요한가요?
시차출퇴근이나 유연근무를 정확히 기록할 수 있는 근태관리, 줄어든 업무 시간 안에서 행정 처리를 빠르게 끝낼 수 있는 전자결재와 경리관리가 기본입니다. 다우오피스는 7종 근무제 지원과 GPS/IP 출퇴근 기록, 경리관리 기관 연동 등을 제공하고 있어요.
다우오피스 도입 후 트웬티온스에서 가장 달라진 점은 무엇인가요?
4~5개로 흩어져 있던 업무 플랫폼을 하나로 통합하면서 직원 누구나 증명서 발급, 경비 청구, 인사 정보 확인을 직접 처리할 수 있게 됐습니다. 경비 처리는 엑셀 정리 없이 클릭 한 번이면 바로 전자결재까지 처리하는 구조로 바뀌었고, 매출입 관리도 관련 기관 연동으로 한곳에서 조회할 수 있어요.