명함 제작 자동화로 비용 절감한 한서대 산학협력단 사례
"프린트로보 덕분에 명함 제작에 드는 비용과 시간을 줄일 수 있었습니다."
-한서대학교 산학협력단 산학협동과 김태영님-
Q. 한서대학교 산학협력단이 연구진 지원을 위해 가장 중요하게 여기는 가치는 무엇인가요?
연구 성과가 사회 발전에 실질적으로 기여할 수 있도록 행정적 부담을 최소화한 최적의 연구 환경을 조성하는 것입니다.
우리 기관은 대학 연구진이 학문적 성과를 넘어 지식재산권 확보와 기술 이전이라는 결실을 맺을 수 있도록 제도적 기반을 제공하는 사명을 띠고 있습니다.
연구원들이 불필요한 행정 소요에 시간을 뺏기지 않고 오직 연구 활동에만 전념할 수 있도록 효율적인 인프라를 확충하는 데 모든 역량을 집중하고 있습니다.
Q. 명함 제작 과정에서 발생하던 비효율을 해결하기 위해 어떤 자동화 서비스를 연동하셨나요?
주문부터 배송까지 담당자의 개입 없이 원스톱으로 처리되는 클라우드 기반 인쇄 자동화 솔루션을 도입했습니다.
기존의 수기 발주 방식을 개선하고자 명함 양식 등록 및 주문 시스템을 갖춘 솔루션을 다우오피스와 연결했습니다.
이 시스템은 사전에 고정된 레이아웃 내에서 임직원이 정보만 수정하면 즉시 주문이 가능하여, 인쇄 업무를 비대면 자동화 프로세스로 전환하는 핵심 역할을 수행하고 있습니다.
Q. 기존의 외주 명함 제작 방식이 구체적으로 어떤 면에서 비용과 시간 낭비를 초래했나요?
부서명이나 직함 등 단순한 텍스트 변경조차 매번 유료 디자인 작업으로 진행되어야 했던 구조적 문제가 컸습니다.
과거에는 아주 미세한 정보 수정만 필요한 상황임에도 불구하고, 업체 측에서는 이를 새로운 디자인 건으로 처리하여 과도한 제작 비용이 발생했습니다.
또한, 담당자가 신청자로부터 정보를 취합해 업체에 전달하고 다시 시안을 확인받는 '중개 업무'가 반복되면서 명함 한 장을 만드는 데에도 지나치게 많은 시간이 소요되었습니다.
Q. 다우오피스 Link+를 활용한 자동화 솔루션은 이러한 중개 업무와 비용 문제를 어떻게 해소했나요?
사용자가 직접 양식을 수정하는 '셀프 주문 방식'을 통해 유료 디자인 과정을 생략하고 담당자의 승인 단계를 간소화했습니다.
임직원이 다우오피스 계정으로 접속해 사전에 등록된 표준 양식에서 직접 정보를 수정하고 발주하게 되면서, 불필요한 재디자인 비용 지출이 완전히 사라졌습니다.
담당자는 더 이상 중개자 역할을 할 필요 없이 신청 내역에 대한 최종 승인만 수행하게 되어 업무 소요 시간이 획기적으로 단축되었으며, 명함 제작의 전 과정이 물 흐르듯 원활해졌습니다.
Q. 높은 초기 도입 비용 때문에 연동을 고민하는 다른 기관들에 전하고 싶은 실무적 조언은?
수백만 원에 달하는 SSO 연동 비용을 무료로 해결하면서 실질적인 운영 관리 효율을 높일 기회를 놓치지 마시기 바랍니다.
일반적으로 외부 시스템과 그룹웨어를 통합할 때는 상당한 기술적 비용이 발생하지만, 다우오피스 Link+는 이러한 SSO 구축 비용을 무료로 제공하여 경제적 장벽을 낮췄습니다.
사용하면 할수록 인적 자원 소모와 행정 비용이 절감되는 것을 수치로 확인할 수 있는 만큼, 합리적인 경영 환경을 구축하고자 하는 기관에 강력히 추천합니다.