결재 양식 무료 다운로드, 우리 회사에 맞게 편집하는 방법

“결재 양식은 어디서 구하지? 이전 회사에서 쓰던 품의서를 그대로 쓸 수 있나?” 결재 양식을 처음 갖춰야 하거나 기존 양식을 정리하려고 할 때 이런 고민을 한 번쯤 해봤을 거예요. 결재 양식은 무료로 구할 수 있는 곳이 여럿 있지만 다운받은 양식을 그대로 쓸 수 있는 회사는 거의 없습니다. 결재선, 항목, 문서 번호 체계가 회사마다 다르기 때문이에요. 결재 양식을 구하는 방법부터 우리 회사에 맞게 편집하는 방법까지 정리해 봤어요.

1. 결재 양식, 어디서 구할 수 있을까요

결재 양식을 구하는 경로는 크게 세 가지예요.

① 서식 사이트에서 다운로드 

비즈폼, 예스폼 같은 서식 사이트에서 엑셀이나 워드 형태의 결재 양식을 받을 수 있어요. 다만 무료로 받을 수 있는 양식은 일부에 한정돼 있고 대부분의 실무 양식은 유료입니다.

② 엑셀이나 워드로 직접 만들기 

회사 고유 양식이 필요하면 엑셀이나 워드로 직접 만드는 방법도 있어요. 항목과 레이아웃을 자유롭게 설계할 수 있어서 우리 회사 결재 프로세스에 딱 맞는 양식을 만들 수 있습니다.

③ 전자결재 시스템의 기본 제공 양식 

전자결재가 포함된 그룹웨어를 쓰고 있다면 기본 양식이 함께 제공돼요. 다만 대부분의 그룹웨어는 기본 양식이 10~15종 수준이라 실무에 필요한 양식을 전부 커버하기 어려운 경우가 많습니다. 다우오피스처럼 100여 종의 양식을 무상 제공하는 곳도 있지만 그룹웨어마다 차이가 크죠.

2. 실무에서 자주 쓰는 결재 양식 종류

어떤 결재 양식이 필요한지 미리 파악해 두면 양식을 정비하거나 만들 때 빠뜨리는 항목 없이 준비할 수 있어요.

회사 규모가 작으면 기안문, 품의서, 지출결의서, 연차신청서 정도로 시작해도 충분해요. 업무가 늘어나면 그때 양식을 추가하면 되는데, 이때 양식을 직접 편집할 수 있는 환경인지가 중요해집니다.

3. 다운받은 양식을 그대로 쓰면 생기는 문제

회사마다 결재 프로세스가 달라요

무료로 다운받은 결재 양식을 그대로 쓸 수 있는 회사는 거의 없어요. 같은 지출결의서라도 어떤 회사는 팀장만 결재하고 어떤 회사는 팀장, 부서장, 경영지원팀까지 거쳐야 합니다. 항목도 다르죠. 프로젝트 코드를 넣는 회사가 있고 부서명만 쓰는 회사가 있어요. 문서 번호 체계도 제각기라서 서식 사이트에서 받은 양식을 그대로 쓰면 기존 업무 흐름과 맞지 않는 경우가 대부분이에요.

파일로 관리하면 버전이 엇갈려요

엑셀이나 워드로 양식을 직접 만들었더라도 수정할 때마다 파일을 다시 공유하고 이전 버전을 회수해야 합니다. 양식이 여러 부서에서 제각기 수정되면서 버전이 엇갈리는 일도 흔하죠. 결재가 끝난 문서를 부서별로 따로 보관하다 보면 나중에 필요한 문서를 찾는 것도 쉽지 않아요.

결국 중요한 건 편집과 관리예요

결재 양식에서 중요한 건 '양식을 구하는 것'이 아니라 '우리 회사 결재 프로세스에 맞게 편집하고 통일된 버전으로 관리할 수 있는가'예요. 양식 편집과 문서 관리가 번거롭다면 전자결재 시스템 도입을 검토해 볼 만합니다. 전자결재 시스템 도입 전 확인할 5가지에서 도입 기준을 미리 살펴볼 수 있어요.

4. 다우오피스에서 결재 양식 편집하는 방법

다우오피스 전자결재는 100여 종의 결재 양식을 무상으로 제공하고, 양식 편집기로 기업 고유 양식을 직접 만들 수도 있어요.

100여 종 무상 양식, 바로 쓸 수 있어요

다우오피스에 가입하면 기본 제공 양식을 바로 쓸 수 있어요. 여기에 전자결재 양식 샘플 페이지에서 100여 종의 샘플 양식을 추가로 다운받을 수 있습니다. 근태, 인사, 출장, 회계, 경조, 교육, 품의, 기안 등 2번에서 정리한 실무 양식이 카테고리별로 준비돼 있어요. 양식을 선택하고 등록하면 바로 전자결재에서 사용할 수 있습니다. 대부분의 그룹웨어가 10~15종 기본 양식만 제공하는 것과 비교하면 양식 선택의 폭이 넓죠.

양식 편집기로 기업 고유 양식을 직접 만들 수 있어요

기본 양식에 없는 양식이 필요하면 양식 편집기를 활용할 수 있어요. 별도 비용 없이 웹 에디터에서 기업 고유 결재 양식을 직접 만들 수 있습니다. 텍스트, 날짜, 첨부파일 같은 입력 요소를 배치하고 폰트, 크기, 색상도 자유롭게 편집할 수 있어요. 결재선 컴포넌트를 원하는 위치에 드래그 앤 드롭으로 추가할 수 있고, 문서 내 자동 계산 같은 고급 기능이 필요하면 스크립트 양식도 등록할 수 있습니다. 개발자 없이 관리자가 직접 양식을 만들고 수정할 수 있다는 게 핵심이에요.

엑셀 양식도 복사 붙여넣기로 옮길 수 있어요

이전에 엑셀로 만들어 쓰던 결재 양식이 있다면 복사 붙여넣기로 그대로 옮길 수 있어요. 엑셀에서 양식을 복사한 뒤 양식 편집기에서 'HTML로 삽입'을 선택하면 됩니다. 이미 다른 그룹웨어에서 사용하던 양식이 있다면 '다른 양식 불러오기'로 가져올 수도 있고요. 이전에 쓰던 양식을 새 시스템에 그대로 옮길 수 있다는 건 전환 부담을 줄이는 데 도움이 돼요.

결재가 끝난 문서도 체계적으로 관리돼요

양식을 편집하는 것만큼 결재 완료 후 문서 관리도 중요합니다. 다우오피스에서는 결재가 완료된 문서가 자동으로 문서함에 저장돼요. 전사 문서함에 전체 문서가 보관되고, 개인 문서함에서는 본인이 작성한 문서를, 부서 문서함에서는 소속 부서의 문서를 확인할 수 있습니다. 문서별로 공개 여부를 설정할 수 있어서 접근 권한에 따라 열람 범위가 자동으로 제한되죠. 엑셀이나 워드 파일로 양식을 관리할 때 겪는 버전 혼선이나 문서 분실 문제를 해결할 수 있어요.

결재 양식과 전자결재 시스템을 함께 검토하고 있다면 무료체험으로 양식 편집기와 전자결재 기능을 직접 써볼 수 있어요. 도입 전에 궁금한 점이 있다면 도입 문의로 상담도 가능합니다.

자주 묻는 질문

Q. 결재 양식을 무료로 다운받을 수 있나요?

네, 비즈폼, 예스폼 같은 서식 사이트에서 엑셀이나 워드 형태로 무료 다운이 가능해요. 다우오피스처럼 전자결재 시스템 안에서 100여 종 양식을 무상으로 제공하는 그룹웨어도 있습니다.

Q. 이전에 쓰던 결재 양식을 새 시스템에 옮길 수 있나요?

가능해요. 다우오피스의 경우 엑셀 양식은 복사 붙여넣기(HTML로 삽입)로 옮길 수 있고, 기존 그룹웨어에서 사용하던 양식은 '다른 양식 불러오기'로 가져올 수 있습니다. 양식 편집기에서 결재선이나 항목을 추가로 수정하면 새 환경에 맞게 바로 적용할 수 있어요.

Q. 결재 양식을 회사에 맞게 수정하려면 개발자가 필요한가요?

대부분의 양식은 웹 에디터에서 직접 편집할 수 있어서 개발자가 필요하지 않아요. 다우오피스 양식 편집기는 텍스트, 날짜, 첨부파일 등 입력 요소 배치와 결재선 위치 조정을 드래그 앤 드롭으로 할 수 있습니다. 문서 내 자동 계산 같은 고급 기능이 필요한 경우에만 스크립트 양식을 활용하면 돼요.