공동인증서로 잘 알려진 한국정보인증은 대한민국 최초의 공인인증기관이에요. 25년간 사설 인증, OTP, SSL 보안인증까지 디지털 인증과 보안 분야를 이끌어 왔고 전자증명 발급 서비스로 기업들의 페이퍼리스 전환을 돕고 있습니다.
보안을 업으로 하는 회사는 그룹웨어를 고를 때 무엇을 볼까요? 구매총무팀 박범진 님에게 다우오피스를 선택한 기준과 도입 후 달라진 업무 방식을 들어봤어요.
한국정보인증이 다우오피스를 선택한 이유 핵심 요약
✅ 보안 전문 기업의 눈으로 검증한 ISMS 인증 보안성
✅ 종이 결재판 대신 재택, 외근 중에도 모바일로 처리하는 전자결재
✅ 엑셀로 흩어져 있던 재고, 차량, 비품 요청을 Works에서 실시간 처리
1. 보안 전문 기업이 그룹웨어에서 가장 먼저 확인한 것
기능이 부족한 그룹웨어가 만든 비효율
한국정보인증은 다우오피스 이전에도 그룹웨어를 사용하고 있었어요. 문제는 기능이었습니다.
"이전에도 그룹웨어를 사용했습니다만, 기능이 많이 부족해서 업무가 비효율적으로 진행되는 경우가 잦았습니다. 실시간으로 협업하고 업무 프로세스를 개선하려면 더 다양한 기능을 갖춘 그룹웨어가 필요했습니다."
그룹웨어를 쓰고 있는데도 업무가 비효율적이라면 도구를 바꿀 시점이라는 신호예요. 한국정보인증은 더 체계적인 업무 환경을 만들기 위해 그룹웨어 교체를 결정했습니다.
선택 기준이 된 ISMS 인증
교체를 결정하고 나니 일반 기업과는 다른 기준이 하나 더 있었어요. 보안을 파는 회사가 보안이 검증되지 않은 시스템에 사내 데이터를 올릴 수는 없으니까요.
"저희가 보안 전문 기업이다 보니 시스템 보안도 매우 중요한 고려 사항이었는데요. 다우오피스는 ISMS에서 인증을 받은 검증된 보안성을 갖추고 있어서 안심하고 선택할 수 있었습니다."
ISMS는 기업의 정보보호 관리체계가 기준에 맞게 운영되고 있는지 심사해 부여하는 국가 인증 제도예요. 다우오피스는 그룹웨어를 인증 범위로 ISMS 인증을 보유하고 있습니다(유효기간 2027년 4월까지). 그룹웨어에는 메일, 결재 문서, 인사 정보까지 회사의 민감한 데이터가 모이기 때문에 도입 검토 단계에서 보안 인증 보유 여부를 확인하는 것이 안전해요. 회사 메일 계정에서 시작되는 보안 사고 유형은 이메일 보안, 회사 메일이 뚫리기 전에 확인할 5가지에서 자세히 다뤘습니다.
2. 전자증명을 만드는 회사의 종이 없는 업무
한국정보인증의 전자증명 서비스는 고객사의 종이 서류를 디지털로 대체하는 사업이에요. 한국정보인증의 다우오피스 활용에서 눈에 띄는 지점은 고객의 페이퍼리스를 도와온 회사답게 내부 업무도 같은 방식으로 운영한다는 점입니다.
결재판 대신 모바일 전자결재
"재택근무나 외근 중에도 모바일로 결재할 수 있어서 업무 처리가 지연되는 일이 거의 없어졌습니다."
종이 결재는 결재권자가 자리를 비우면 문서가 그 자리에 머무르기 쉬워요. 모바일 전자결재는 결재권자가 어디에 있든 문서를 확인하고 승인할 수 있어서 부재로 인한 지연이 줄어듭니다.
반복 업무의 처리 속도도 달라졌어요.
"결재문서 양식도 미리 설정해둘 수 있어서 반복되는 업무를 훨씬 수월하게 처리하고 있어요."
계약서와 선물까지 디지털로
페이퍼리스는 결재에서 끝나지 않아요. 한국정보인증은 전자계약과 모바일 쿠폰 발송 같은 부가서비스도 함께 활용하고 있습니다. 종이 계약서를 주고받던 절차를 전자계약으로 처리하는 식이에요.
모바일 쿠폰 발송은 다우오피스의 선물하기 부가서비스로 할 수 있어요. 조직도나 메신저에서 동료를 선택해 모바일 쿠폰을 바로 보내는 기능인데, 휴대폰 번호만 알면 임직원이 아닌 외부 사람에게도 발송할 수 있습니다. 수신자는 알림톡으로 선물 알림을 받고 인증을 거쳐 모바일 쿠폰을 받는 방식이라 실물을 전달할 필요가 없어요. 관리자가 최초 1회 동의 절차만 진행하면 임직원 전원이 사용할 수 있고 회원 전용 상시 할인도 제공됩니다.
3. 메일과 대면 요청이 사라진 실시간 협업
엑셀 파일로 흩어져 있던 구매총무팀 업무
구매총무팀은 회사 전체의 요청이 모이는 부서예요. 재고관리, 차량예약, 비품신청처럼 실시간으로 처리해야 하는 업무가 특히 많습니다.
"예전에는 엑셀 파일로 개별 관리하거나 직접 요청을 받아 처리하느라 번거로웠습니다."
요청이 메일로, 메신저로, 구두로 흩어져 들어오면 담당자는 취합하는 것만으로도 시간을 씁니다. 엑셀 파일은 담당자 PC에만 있어서 다른 부서는 처리 현황을 알기 어렵고요.
요청 확인부터 결재 상신까지 한 흐름으로
한국정보인증이 가장 많이 활용하는 기능은 Works예요. Works는 부서별 업무에 맞는 앱을 구성할 수 있는 기능인데, 미리 만들어진 샘플 앱으로 바로 시작할 수도 있고 우리 팀 업무에 맞게 직접 만들 수도 있습니다.
"구매총무팀 특성상 재고관리, 차량예약, 비품신청 등 실시간으로 처리해야 하는 업무가 많습니다. Works로는 각 부서에서 올린 요청을 바로 확인하고 처리할 수 있어서 업무 속도가 훨씬 빨라졌습니다. Works에서 직원들이 신청한 비품 건을 바로 확인하고 전자결재로 상신할 수 있거든요."
진행 상황과 업무 히스토리가 쌓이는 구조
박범진 님이 꼽은 가장 큰 변화는 협업 속도예요.
"가장 큰 변화는 실시간 협업이 가능해진 겁니다. 예전에는 업무 요청으로 메일이나 결재, 대면으로 주고받다 보니 일처리가 늦어질 때가 많았습니다. 지금은 Works를 통해 담당자들이 진행 상황을 바로바로 확인하고 피드백을 주고받을 수 있어서 업무 속도가 훨씬 빨라졌어요."
주고받은 업무는 그대로 기록으로 남아요.
"업무 히스토리 관리도 한결 수월해졌습니다. 필요한 자료를 쉽게 찾을 수 있어서 업무처리가 체계적으로 이뤄지고 있습니다."
요청과 처리, 피드백이 한곳에 쌓이니 나중에 담당자가 바뀌어도 맥락이 사라지지 않습니다. 시간이 절약되고 업무 효율이 높아져 직원들의 만족도가 상당히 높다고 해요.
박범진 님은 그룹웨어 도입을 고민하는 분들에게 이렇게 말합니다.
"협업 기능과 전자결재는 물론이고 실제 업무 효율을 높여주는 다양한 기능들이 모두 갖춰져 있거든요. 실제 사용자로서 자신 있게 말씀드립니다."
자세한 인터뷰 영상은 다우오피스 유튜브에서 확인할 수 있어요. 보안이 검증된 그룹웨어로 업무 환경을 바꾸고 싶다면 도입문의로 우리 회사의 상황을 알려주세요.
자주 묻는 질문
Q. 보안이 중요한 기업이 그룹웨어를 검토할 때 무엇을 확인해야 하나요?
보안 인증 보유 여부가 기본 확인 사항입니다. 그룹웨어에는 메일, 결재 문서, 인사 정보 등 민감한 데이터가 모이기 때문이에요. 다우오피스는 그룹웨어를 인증 범위로 ISMS 인증을 보유하고 있어 보안 전문 기업인 한국정보인증도 검증 후 도입했습니다.
Q. Works는 어떤 업무에 활용할 수 있나요?
부서별 업무에 맞는 앱을 구성하는 기능으로, 미리 만들어진 샘플 앱으로 바로 시작하거나 직접 만들 수 있어요. 한국정보인증 구매총무팀은 재고관리, 차량예약, 비품신청 업무에 활용해 각 부서의 요청을 실시간으로 확인하고 처리합니다.
Q. 종이 없이 결재와 계약이 모두 가능한가요?
전자결재로 기안부터 승인까지 온라인으로 처리하고 모바일에서도 결재할 수 있습니다. 계약은 전자계약 부가서비스로, 사은품이나 답례품 전달은 선물하기 부가서비스의 모바일 쿠폰 발송으로 처리할 수 있어요. 한국정보인증은 이 부가서비스들을 함께 활용해 종이 없는 업무 환경을 운영하고 있습니다.