ERP와 그룹웨어, 따로 쓸까 연동해서 쓸까? 상황별 선택 기준
업무 관리 시스템을 여러 개 쓰는 회사에서는 이런 고민들이 있습니다.
매달 급여일이 다가오면 그룹웨어에서 근태 데이터를 뽑고 엑셀로 정리한 뒤에 급여 프로그램에 다시 입력합니다. 전자결재로 승인된 지출 내역도 ERP 회계 전표에 한 건씩 옮겨야 하죠. 시스템이 여러 개인데 서로 연결이 안 되어 있으면 사람이 데이터를 직접 나르는 작업이 반복됩니다.
1. 성장하는 회사가 시스템 3~4개를 동시에 쓰게 되는 이유
직원이 5명일 때는 보통 카카오톡과 엑셀만으로 업무가 돌아갑니다. 결재도 구두로 하고 급여도 세무사무실에서 처리하죠. 직원이 20~30명으로 늘어나면 상황이 달라집니다. 세무사무실에서 권하는 회계 프로그램을 먼저 도입하게 되고 더존이나 이카운트 같은 ERP를 쓰기 시작합니다. 여기서 급여를 계산하고 세금을 신고하죠.
그런데 ERP만으로는 메일을 보내거나 결재를 올릴 수 없습니다. 직원들끼리 공지를 전달하거나 문서를 공유하려면 별도의 그룹웨어가 필요해요. 그래서 그룹웨어를 추가로 도입합니다.
여기에 근태 관리 솔루션까지 따로 도입하면 시스템이 3~4개로 늘어나요. 각각은 제 역할을 하지만 서로 연결되어 있지 않아서 같은 데이터를 여러 시스템에 반복 입력해야 하는 구조가 됩니다.
이 상태가 지속되면 매달 반복되는 작업이 생깁니다. 근태 데이터를 엑셀로 뽑아서 급여 프로그램에 수기 입력하고 전자결재로 승인된 지출 내역을 회계 전표에 다시 옮기는 식이죠. 직원이 100명이 넘어가면 이 작업만으로 며칠이 걸립니다.
2. 업무 시스템을 연결하는 3가지 방식
이 문제를 해결하는 방식은 크게 세 가지입니다.
기존 ERP의 부가 옵션 활용하기
이미 쓰고 있는 ERP에 전자결재나 그룹웨어 기능이 유료 옵션으로 제공되는 경우가 있어요. 이카운트가 대표적입니다. ERP 기본 이용료 외에 그룹웨어는 5인당 월 1만원, 메일은 10명당 월 5천원을 추가하면 별도의 그룹웨어 없이 ERP 안에서 결재와 협업을 함께 처리할 수 있어요.
이렇게 부가 기능을 추가하면 전표를 입력하고 바로 결재를 올릴 수 있어서 데이터를 별도로 옮길 필요가 없습니다. 다만 그룹웨어 기능은 전문 그룹웨어에 비해 기본적인 수준이에요. 메신저나 협업 도구의 커스터마이징 범위가 제한적이라서 직원 수가 늘어나고 부서 간 소통이 복잡해지면 한계를 느끼는 경우가 있습니다.
ERP & 그룹웨어 통합 프로그램 쓰기
ERP와 그룹웨어가 하나로 합쳐진 제품을 쓰는 방식입니다. 더존의 아마란스10이 대표적이에요. 결재가 승인되면 회계 전표가 자동으로 생성되기 때문에 별도 연동 작업이 필요 없다는 게 가장 큰 장점입니다.
다만 확인할 점도 있습니다. 기능이 많은 만큼 초기 세팅에 시간이 걸리고 비용도 높은 편이에요. 현재 다른 ERP를 쓰고 있다면 기존 데이터를 이관하는 작업도 필요합니다. 아마란스10의 경우 근태 수정이나 연차 처리 같은 단순 작업에도 전자결재를 거쳐야 하는 구조라서 전자결재를 전사적으로 쓰지 않는 회사에서는 오히려 절차가 늘어날 수 있어요. 도입 전에 현재 회사의 업무 방식과 맞는지 유지보수는 어떤지 사용자 후기를 꼭 확인해 보세요.
기존 ERP에 전문 그룹웨어 연동하기
지금 쓰고 있는 ERP는 그대로 두고 그룹웨어만 따로 도입해서 연동하는 방식입니다.
이 방식의 장점은 기존 ERP를 바꾸지 않아도 된다는 점이에요. 더존이든 영림원이든 이미 익숙하게 쓰고 있는 ERP는 그대로 두고 그룹웨어만 교체하거나 추가 도입하면 됩니다. 각 시스템이 독립적으로 동작하기 때문에 관리자가 직접 처리할 수 있는 업무는 별도 권한으로 바로 처리하고 결재가 필요한 업무만 전자결재를 거치는 구조를 만들 수 있어요. 메일, 메신저, 전자결재 등 협업 중심의 업무 환경을 구성하고 싶다면 다우오피스 같은 전문 그룹웨어를 연동하는 게 효과적입니다.
연동이 되면 그룹웨어에서 결재가 승인될 때 ERP에 회계 전표가 자동으로 생성됩니다. 반대로 ERP에서 올린 품의가 그룹웨어 전자결재로 넘어와서 승인 후 상태가 다시 ERP에 반영되기도 해요.
단점은 두 시스템을 각각 관리해야 한다는 점이에요. 다만 유지보수가 각 업체별로 분리되어 있어서 한쪽에 문제가 생겨도 다른 쪽 업무는 영향을 받지 않는다는 장점도 있습니다. ERP가 단종되는 경우에도 그룹웨어는 독립적으로 운영되기 때문에 업무 기록이나 협업 환경이 함께 사라지는 상황을 피할 수 있어요. 실제로 기존에 쓰던 ERP가 단종되면서 시스템을 재정비해야 했던 사례가 적지 않습니다.
3. 우리 회사에는 어떤 방식이 맞을까
세 가지 방식 중 어느 쪽이 맞는지는 현재 상황에 따라 다릅니다.
👉 현재 쓰고 있는 ERP에 전자결재나 그룹웨어 부가 기능이 있다면
별도 시스템을 추가하지 않고 ERP 안에서 해결하는 게 가장 빠르고 비용 효율적이에요. 추가 비용만 내면 바로 사용할 수 있고 별도의 연동 작업도 필요 없습니다.
👉 전자결재에 모든 직원이 참여할 수 있고 시스템 일원화를 하고 싶다면
ERP & 그룹웨어 통합 프로그램을 고려해볼 수 있어요. 회계 데이터와 결재가 한 시스템 안에서 바로 연결되니 별도 연동 없이도 데이터가 이어집니다.
👉 이미 ERP를 쓰고 있고 전문적인 협업 환경이 필요한 기업이라면
기존 ERP에 전문 그룹웨어를 연동하는 방식이 현실적이에요. 수년간 축적된 ERP 데이터를 다른 시스템으로 옮기는 건 비용도 리스크도 큽니다. ERP는 유지하면서 그룹웨어를 새로 도입하고 연동하는 게 안전하죠. ERP에 포함된 그룹웨어 기능은 메신저나 협업 도구가 제한적인 경우가 많아서 직원 간 소통과 협업의 비중이 높은 회사에서도 이 방식이 유리합니다.
4. 시스템을 연결할 때 가장 중요한 건 데이터의 흐름
기존 ERP에 그룹웨어를 연동하는 방식을 선택했다면 다음으로 중요한 건 어떤 데이터를 어떻게 연결할지 정하는 거예요. 핵심 데이터가 자동으로 오가기만 하면 수기 작업은 크게 줄어듭니다.
회계/지출 데이터
지출결의서와 회계 전표가 가장 핵심이에요. 그룹웨어에서 법인카드 지출결의서를 작성하고 결재가 승인되면 그 데이터가 ERP로 자동 전송되어 회계 전표가 생성됩니다. 반대로 ERP에서 지출 데이터를 입력하고 결재를 올리면 그룹웨어 전자결재로 넘어와서 승인 후 처리 상태가 다시 ERP에 반영되기도 해요. 이 양방향 연동이 되면 같은 금액을 두 시스템에 따로 입력하는 이중 작업이 사라집니다.
구매품의서와 ERP 반영도 같은 원리입니다. 구매 품의를 올리고 승인이 나면 그 데이터가 ERP 구매 모듈에 바로 반영돼요. 수기로 품의 내용을 다시 ERP에 입력할 필요가 없어지죠.
인사/근태 데이터
근태 데이터에서 급여 계산으로의 연결은 매달 급여 정산 시간을 크게 줄여줍니다. 출퇴근 기록과 연장근무 시간이 ERP 급여 모듈로 자동 전달되면 담당자가 엑셀로 대조하는 작업이 사라져요.
조직도와 인사 발령 동기화도 빠지면 안 됩니다. ERP에서 인사 발령이 나면 그룹웨어 조직도에도 자동 반영되어야 해요. 이게 안 되면 부서 이동이 날 때마다 양쪽 시스템을 따로 수정해야 하고 결재선도 일일이 바꿔야 합니다.
휴가 신청과 승인도 연결 대상이에요. 그룹웨어에서 휴가를 신청하고 승인이 나면 ERP나 HR 시스템에 자동으로 반영되는 구조가 필요합니다.
5. 다우오피스 엔터프라이즈는 어떻게 연동하나요
앞에서 설명한 연동 항목들을 다우오피스 엔터프라이즈형에서는 표준 연동으로 지원하고 있어요. 기존 ERP를 그대로 유지하면서 다우오피스를 그룹웨어로 도입하고 데이터를 연결하는 구조입니다.
⭕ ERP 연동: 현재 더존, 영림원, SAP, 뉴젠과의 전자결재 연동을 표준으로 제공합니다. 표준 연동은 추가 개발 없이 연동해서 사용할 수 있어요.
⭕ 출퇴근 연동: ADT캡스, KT텔레캅, 에스원 같은 출입 보안 시스템의 출퇴근 기록이 다우오피스 근태 관리에 자동 반영돼요.
⭕ HR 연동: HR의 조직·인사 데이터가 다우오피스 조직도와 사용자 정보에 자동 동기화되고, 휴가 신청·승인 내역은 근태에 자동 반영됩니다. 더불어 인사발령 요청도 전자결재와 연동해 처리할 수 있어요.
⭕ 기타 시스템 연동 : 위 항목 외에도 Open API를 통해 전자결재, 근태, 조직정보, Works, 알림 등 다양한 데이터를 외부 시스템과 양방향으로 주고받을 수 있습니다. 표준 연동, 제휴 연동, Open API 연동, 커스텀 연동 중 기업의 IT 환경에 맞는 방식을 선택할 수 있어요.
연동 후 유지보수 비용은 발생하지 않습니다. 다우오피스가 업데이트되더라도 연동 환경은 그대로 유지되기 때문에 추가 비용 없이 안정적으로 운영할 수 있어요.
각 연동 기능의 상세 내용은 아래 글에서 확인할 수 있어요.