지출결의서 양식과 작성법, 지출품의서와 다른 점

지출결의서를 처음 쓰는 신입은 양식 폴더에서 '지출결의서'와 '지출품의서'를 보고 어느 걸 써야 할지 헷갈리는 경우가 많습니다. 양식이 회사마다 다르고 작성 항목도 익숙해질 때까지 시간이 걸리죠. 지출결의서의 양식과 작성법, 지출품의서와의 차이를 정리했어요.

1. 지출결의서란 무엇인가

지출결의서는 사업 운영 과정에서 발생한 지출을 자금 담당 부서에 승인받기 위해 작성하는 문서입니다. 법으로 정해진 표준 양식은 없고 회사마다 운용 방식이 조금씩 다르지만, 자금 사용의 정당성을 입증하고 회계 처리의 근거를 남기는 역할은 공통이에요.

실무에서는 두 가지 시점으로 사용됩니다.

• 지출 전 사전 승인: 지출이 발생하기 전에 승인을 받는 용도

• 지출 후 결의(보고): 지출이 끝난 뒤 영수증을 첨부해 보고하는 용도

회사에 따라 지출품의서와 지출결의서를 시점별로 나눠 쓰기도 하고, 지출결의서 하나로 통합해 쓰기도 해요. 어느 쪽이든 회사 내부 통제와 세무 자료의 기초가 된다는 점은 같습니다. 회계 감사나 세무조사 시 증빙 자료로 활용되기 때문에 일정 기간 보관해야 하는 문서이기도 하죠.

2. 지출결의서와 지출품의서, 무엇이 다를까

원칙적으로 지출품의서는 지출 전, 지출결의서는 지출 후에 작성합니다. 시점뿐 아니라 첨부물과 회계 처리 단계도 달라요.

물품을 구매할 때 쓰는 구매품의서는 지출품의서의 한 형태로 보면 됩니다. 어떤 물품을 사도 되는지 사전에 승인받는 용도예요.

💡 다만 회사마다 운용이 달라서 두 문서를 혼용하는 경우도 많습니다. 어떤 회사는 지출품의서로 사전 승인을 받고 지출 후 다시 지출결의서를 올리는 이중 결재를 운영하고, 어떤 회사는 지출결의서 하나로 사전 승인과 결의를 동시에 처리하죠. 회사 결재 규정을 먼저 확인하는 게 가장 빠른 방법이에요.

3. 지출결의서 작성 항목과 양식 예시

지출결의서에 들어가는 항목은 크게 세 영역으로 나뉩니다.

• 기본 정보: 문서번호, 작성일, 기안자, 소속 등 누가, 언제, 어느 부서에서 작성했는지를 식별하는 영역

• 지출 내역: 일자, 거래처 또는 분류, 사용 내역, 금액 등 어디에 얼마를 지출했는지를 기재하는 영역

• 증빙 정보: 보존년한, 비밀등급, 첨부 영수증 정보를 기재하는 영역

사용 내역은 항목만 적기보다 사용 맥락이 드러나도록 구체적으로 쓰는 게 좋습니다. 추후 회계 감사나 세무조사에서 사용 목적을 입증할 때 그대로 근거가 되거든요.

⭕ 복사용지 1박스 구매 / 소진 보충

⭕ 거래처 미팅 식대 / 3명 / 00마트 인근

법인카드 지출결의서 양식

가장 보편적으로 쓰이는 형태는 법인카드 지출결의서예요. 한 달 동안 발생한 여러 건의 법인카드 사용 내역을 한 장의 결의서에 묶어 결의하는 방식입니다.

기안자와 소속, 작성일자, 지출 사유가 상단에 정리되고, 아래 표에 일자별 사용 내역을 행 단위로 기재합니다. 법인카드 사용 내역이 여러 건일 때 가장 깔끔하게 정리할 수 있는 형태예요.

지출 목적별 양식

회사에 따라서는 지출 목적별로 양식을 따로 두기도 합니다. 의료비 지원이나 통신비 지원처럼 정해진 항목과 한도가 있는 지출은 별도 양식으로 운용하는 편이 깔끔하거든요.

다우오피스를 사용 중이라면 고객케어라운지에서 위 양식 3종을 포함한 100여 종의 샘플 양식을 다운로드해 바로 사용할 수 있어요. 

4. 작성 시 유의사항

지출결의서는 회계와 세무의 기초 자료가 되기 때문에 몇 가지 원칙을 지켜야 합니다.

• 적격증빙을 함께 첨부합니다. 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 지출증빙용 현금영수증 네 가지가 적격증빙에 해당해요. 일반 영수증만 있고 적격증빙이 없으면 비용으로 인정받기 어려운 경우가 생깁니다.

• 접대비는 3만 원을 기준으로 증빙 요건이 달라집니다. 3만 원을 초과하는 접대비는 반드시 적격증빙이 있어야 하고, 법인은 법인 명의 카드로 결제한 건만 인정받아요. 개인 명의 카드로 결제하면 비용 처리가 어렵습니다.

• 사용 내역은 구체적으로 작성합니다. '식대'보다 '거래처 미팅 식대(3명, 00마트 인근)'처럼 사용 맥락이 드러나도록 쓰는 편이 안전해요.

• 결재 라인은 회사 위임 규정을 따릅니다. 금액 구간에 따라 결재자가 달라지는 회사가 많기 때문에 임의로 결재선을 지정하기보다 사내 규정을 먼저 확인해야 해요. 보관 기간도 회사 회계 규정에 따라 다르므로 경리팀에 미리 확인하면 됩니다.

5. 종이 결재 대신 전자결재로 처리하면

종이 결재의 흐름이 길어지는 이유

지출결의서 자체는 한두 장짜리 문서지만, 처리 과정은 길어지는 경우가 많아요. 엑셀로 작성하고, 출력해서 도장을 받고, 다시 스캔해 경리팀에 메일로 보내고, 영수증은 풀로 붙여 별도로 전달하죠. 결재 라인 중 한 명이 자리에 없으면 며칠씩 미뤄지고, 결재가 끝나도 경리팀은 같은 내역을 회계 시스템에 다시 입력해야 합니다.

전자결재로 바꾸면 달라지는 점

• 양식을 화면에서 작성해 결재 라인에 곧바로 상신

• 영수증은 파일로 첨부, 풀과 클립 작업 불필요

• 모바일에서 결재 가능, 결재자가 자리에 없어도 진행

• 결재가 끝난 문서는 자동으로 문서함에 보관

• 금액 구간에 따른 결재선 자동 적용

💡 다우오피스 전자결재의 활용

다우오피스 전자결재는 지출결의서, 지출품의서, 구매품의서를 포함한 100여 종의 샘플 양식을 제공해요. 회사에서 쓰던 고유 양식이 있다면 양식 편집기로 직접 만들어 등록할 수 있고, 앞에서 본 법인카드 지출결의서처럼 행 추가와 합계 자동 계산이 적용되는 스크립트 기반의 동적 양식도 지원합니다. 사용 내역이 늘어나도 엑셀로 따로 계산할 필요가 없어요. 결재 진행 상황은 실시간으로 확인할 수 있어서 결재가 어디서 멈춰 있는지 일일이 확인 전화를 돌릴 필요도 없습니다.

법인카드 지출이 많은 회사라면 경비관리 기능을 함께 쓰는 것도 방법이에요. 법인 카드를 등록해 두면 별도로 증빙을 첨부할 필요 없이 사용 내역을 확인하고, 전자결재를 통해 간편하게 경비를 처리할 수 있기 때문입니다. 종이와 엑셀, 메일, 회계 시스템을 오가는 일이 매달 반복되고 있다면 처리 방식을 한 번 바꿔볼 시점이에요. 다우오피스를 무료로 체험하며 전자결재가 회사의 결재 흐름에 맞는지 직접 확인해 보세요.

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자주 묻는 질문

Q. 지출결의서와 지출품의서 중 어느 걸 써야 하나요?

회사 규정에 따라 다릅니다. 두 문서를 모두 운영하는 회사라면 지출 전에는 지출품의서로 사전 승인을 받고, 지출 후에 지출결의서로 결의하는 게 일반적이에요. 지출결의서 하나로 통합 운영하는 회사도 많습니다.

Q. 법인카드 사용 내역도 지출결의서가 필요한가요?

회사에 따라 다르지만, 법인카드 사용 내역도 지출결의서로 결의 절차를 거치는 곳이 많아요. 사용 내역의 적정성을 사후에 확인하고 회계 처리 근거를 남기기 위해서예요. 다만 정기 결제 항목(임대료, 통신비 등)은 별도 절차로 처리하는 회사도 있습니다.

Q. 3만 원 이하 소액 지출도 지출결의서를 써야 하나요?

소액이라도 회사 자금에서 나간 지출이라면 결의서나 별도 정산 절차를 거치는 게 원칙이에요. 다만 회사에 따라 일정 금액 이하는 간이 정산이나 일괄 정산으로 처리하기도 합니다. 사내 규정을 확인해 보세요.