그룹웨어 AI, 도입 전에 꼭 확인할 보안과 활용법

그룹웨어에 AI를 넣는 건 해외에서 먼저 본격화됐어요. 2023년 말 Microsoft가 365 Copilot을 내놓았고 Google도 Workspace에 Gemini를 붙이면서 메일 요약이나 문서 초안 같은 기능을 업무 도구 안에서 바로 쓸 수 있게 됐죠.

국내도 마찬가지입니다. 하이웍스는 2024년 9월에 AI 기반 생산성 기능을 도입했고, 네이버웍스는 2025년 12월에 사내 데이터 기반 AI 어시스턴트를 만들 수 있는 AI 스튜디오를 출시했어요. 이제 그룹웨어나 협업툴을 고를 때 AI 기능이 관심 항목이 됐습니다.

그런데 회사에서 그룹웨어를 고르는 입장에서 제일 먼저 떠오르는 건 편리함보다 보안이에요. 탈레스가 발표한 2026 데이터 위협 보고서에 따르면 한국 기업의 74%가 AI를 가장 큰 데이터 보안 위험 요소로 꼽았습니다. IT 승인 없이 직원들이 외부 AI에 사내 정보를 입력하는 이른바 섀도우 AI 문제도 커지고 있죠.

그룹웨어 AI가 실무에서 어떻게 쓰이는지 도입할 때 뭘 따져봐야 하는지 살펴보겠습니다.

그룹웨어에 AI가 들어오면 뭐가 달라질까

ChatGPT나 클로드 같은 범용 AI를 업무에 쓰는 사람이 많아졌어요. 문서 초안을 뽑거나 아이디어를 정리할 때 유용하죠. 다만 한 가지 한계가 있습니다. 우리 회사 규정이나 지난주 회의 내용을 모른다는 점이에요. 그래서 매번 배경 정보를 복사해 붙여넣어야 하고, 그 과정에서 사내 기밀이 외부로 나갈 위험도 생기죠.

그룹웨어에 내장된 AI는 이 부분이 다릅니다. 메일, 게시판, 전자결재, 문서함처럼 업무 데이터가 이미 쌓여 있는 공간 안에서 AI가 돌아가니까 별도로 정보를 옮길 필요가 없어요. 메일을 읽다가 바로 요약 버튼을 누르거나 게시판에서 AI에게 사내 규정을 물어볼 수 있죠. 업무 흐름을 끊지 않고 그 자리에서 쓸 수 있다는 게 가장 큰 차이입니다.

국내 주요 그룹웨어들이 AI 기능을 빠르게 넓히는 이유도 여기에 있어요. AI가 제대로 도움이 되려면 업무 맥락을 알아야 하고, 그 맥락이 가장 많이 쌓이는 곳이 그룹웨어이기 때문입니다.

그룹웨어 AI가 바꿔놓는 세 가지 업무

사내 규정 문의 응대

'연차 기준이 어떻게 되나요?', '출장비 정산 절차가 뭐예요?' 같은 질문은 인사팀에 매주 들어옵니다. 사내 규정 문서가 있어도 직원들이 직접 찾아보기보다 담당자한테 물어보는 경우가 대부분이죠.

그룹웨어 AI 챗봇에 사내 정책 문서를 학습시키면 이런 질문은 AI가 대신 답해요. 직원은 챗봇에 대화하듯 물어보면 바로 확인할 수 있고, 인사팀은 같은 내용을 반복 설명할 필요가 없어집니다. 부서 이동이나 신규 입사 때 온보딩도 빨라져요. AI를 활용한 업무 효율화가 궁금하다면 실무에서 바로 쓸 수 있는 AI 업무 툴 7가지도 참고해 보세요.

메일 읽고 쓰기

하루에 수십 통씩 쌓이는 메일을 전부 꼼꼼히 읽기는 어렵습니다. 특히 외부 거래처나 본사에서 오는 긴 메일은 핵심을 찾는 데만 시간이 걸리죠. AI가 메일 내용을 요약해 주면 전체를 읽지 않아도 중요한 건지 아닌지 빠르게 판단할 수 있어요.

답장을 쓸 때도 AI가 초안을 잡아 주니까 빈 화면에서 시작할 필요가 없죠. 자주 보내는 유형의 메일은 템플릿으로 저장해 두면 반복 작업이 확 줄어요. 해외 거래처와 소통이 잦은 제조업이나 무역업이라면 자동 번역 기능도 바로 활용할 수 있습니다.

업무 기록 찾기와 정리

프로젝트가 길어지면 업무 기록도 계속 쌓여요. 지난달에 어떤 논의가 있었는지, 게시판에 올라온 공지 중 핵심이 뭔지 일일이 찾아보려면 시간이 걸리죠. AI 요약 기능이 있으면 업무 관리 기록이나 게시판 글에서 핵심만 바로 뽑아볼 수 있습니다. 주간보고 초안을 잡거나 회의 전에 지난 진행 상황을 훑어볼 때 특히 유용해요.

도입 전 반드시 확인할 3가지

사내 데이터가 외부 AI 학습에 쓰이는지

그룹웨어 AI를 고를 때 제일 먼저 볼 부분이에요. 직원이 입력한 데이터가 AI 모델 훈련에 쓰이는 건지, 아니면 기능 제공 목적으로만 처리되고 학습에는 활용되지 않는 건지를 따져봐야 합니다.

2026년 1월에 시행된 인공지능 기본법에 따르면 생성형 AI를 활용한 서비스를 제공할 때는 AI가 사용되고 있다는 사실을 이용자에게 미리 알려야 해요. 서비스 이용 동의서에 데이터 처리 목적, 재위탁 여부, 학습 활용 여부가 명확하게 적혀 있는지 확인해 보세요. 이런 내용을 투명하게 공개하지 않는 서비스라면 도입을 다시 생각해 보는 게 좋습니다.

AI 기능이 기본 포함인지 별도 과금인지

같은 그룹웨어 AI라도 비용 구조는 서비스마다 달라요. 기존 요금제에 AI 기능이 포함된 곳도 있고, 별도 상품으로 인당 월 수천 원에서 2만 원 이상 추가되는 곳도 있습니다. 가격뿐 아니라 월 호출 한도나 사용 가능 인원 제한 같은 세부 조건까지 비교해야 해요. 처음에는 비용이 적어 보여도 사용량이 늘면 예상보다 지출이 커질 수 있으니 과금 구조를 미리 파악해 두세요. 

관리자가 권한과 사용 현황을 통제할 수 있는지

AI 기능을 전 직원에게 열어둘 수도 있지만 부서나 직급에 따라 접근 범위를 다르게 설정해야 할 때도 있습니다. 관리자가 AI를 쓸 직원을 지정하거나 학습 데이터 범위를 정할 수 있는지 확인하세요.

도입 이후에 실제로 얼마나 쓰이고 있는지 파악하는 것도 중요하죠. 사용자별 호출 횟수나 월간 사용량을 볼 수 있는 대시보드가 있으면 운영 개선에 도움이 됩니다.

다우오피스 AI는 어떻게 활용할 수 있을까

사내문서 학습 기반 AI 챗봇

게시판이나 문서함에 있는 사내 정책과 규정을 AI에 학습시킬 수 있습니다. 필요할 때마다 AI 챗봇에 대화하듯 물어보면 되고, 게시판이나 문서함에서 비공개로 설정해 둔 데이터는 학습 대상에서 빠져요. 관리자가 학습할 게시판과 문서함을 직접 지정하고, 새로 올라오는 내용을 AI에 자동 반영할지 여부도 설정할 수 있습니다.

메일 AI

긴 메일도 핵심만 빠르게 요약해 줍니다. 요약 결과에 일정이 포함돼 있으면 클릭 한 번으로 캘린더에 등록할 수도 있어요.

메일을 쓸 때는 내용을 입력하면 AI가 초안을 잡아 주고, 문장 길이나 문체도 조절할 수 있습니다. 반복적으로 보내는 메일은 템플릿으로 만들어 두면 매번 새로 쓸 필요가 없어요. 외국어로 받은 메일은 자동으로 번역해 주고, 보낼 때도 필요한 언어로 작성할 수 있어요.

업무 효율화

업무관리 기능인 Works에 쌓인 업무 내역을 AI가 깔끔하게 정리해 줍니다. 게시판의 길고 복잡한 글도 요점만 추출해서 보여주고, 커뮤니티에 올라온 글도 일일이 읽지 않아도 핵심을 파악할 수 있어요. 문서관리에서는 AI가 내용과 맥락을 분석해 필요한 문서를 찾아 추천해 주고, 첨부파일의 주요 내용을 요약해 주기도 합니다.

보안 구조

이용자 데이터를 제3자 AI 모델 학습에 활용하지 않는다는 점이 이용 동의서에 명시되어 있습니다. AI 기능 처리를 위해 OpenAI 기술을 사용하지만 입력된 데이터를 학습에 넘기지는 않는 구조예요. 관리자는 사용자별 AI 접근 권한을 설정하고 월간 사용 현황을 조회할 수 있습니다.

비용

추가 요금 없이 무료로 제공됩니다. AI 챗봇은 월 30,000회 호출 한도가 적용되고, 다른 기능은 한도 없이 사용할 수 있어요.   

정리하자면 그룹웨어 AI는 사내 규정 문의, 메일 처리, 업무 기록 정리처럼 매일 반복되는 일을 줄여주는 도구예요. 다만 도입 전에 사내 데이터 보안, 비용 구조, 관리자 통제 기능은 꼭 따져봐야 합니다.

다우오피스도 AI 작성 기능을 협업 영역 전반으로 넓히고 첨부파일 기반 요약 기능을 추가하는 등 AI를 일상 업무 안에서 자연스럽게 쓸 수 있는 방향으로 계속 업데이트하고 있어요. 앞으로는 회의록 요약과 보도자료 작성 같은 업무 지원은 물론, 나만의 어시스턴트를 직접 만드는 기능까지 포함된 맞춤형 AI 어시스턴트도 추가될 예정입니다. 

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