그룹웨어 제대로 고르는 법｜기업 필수 기능 6가지와 SaaS vs 구축형 차이

기업에서 업무를 하다 보면 메일은 이메일 프로그램으로 확인하고, 사내 소통은 메신저로 진행하고, 결재는 별도의 시스템에서 처리하는 경우가 많습니다. 여기에 근태관리, 일정관리, 문서 공유까지 각각 다른 프로그램을 사용하다 보면 자연스럽게 업무 도구가 파편화되기 마련인데요.

이러한 업무 비효율을 줄이고 기업의 다양한 업무를 하나의 환경에서 통합적으로 관리하기 위해 활용되는 시스템이 바로 그룹웨어(Groupware)입니다.

그렇다면 그룹웨어란 정확히 무엇일까요?

이번 글에서는 그룹웨어의 개념과 도입이 필요한 이유부터 주요 기능, SaaS형과 구축형의 차이, 그룹웨어 선택 기준, 국내 주요 그룹웨어 비교까지 기업 담당자가 실제 도입을 검토할 때 참고할 수 있도록 하나씩 자세하게 알아보겠습니다.

1. 그룹웨어란 무엇일까요?

그룹웨어(Groupware)는 기업 구성원 간의 소통과 협업은 물론, 전자결재·메일·근태관리·일정관리·문서관리·업무관리 등 다양한 업무 프로세스를 하나의 플랫폼에서 통합적으로 처리할 수 있도록 지원하는 소프트웨어입니다. 쉽게 말하면 기업에서 매일 사용하는 여러 업무 도구를 하나의 업무 환경으로 연결해 주는 시스템이라고 이해할 수 있습니다.

2. 기업이 그룹웨어를 도입해야 하는 이유

그룹웨어를 도입하는 가장 큰 이유는 조직 내에 흩어져 있는 업무와 정보를 하나의 환경에서 효율적으로 관리하기 위해서입니다. 메일, 메신저, 전자결재, 근태, 문서관리 등을 각각 다른 프로그램으로 사용하다 보면 업무 과정에서 불필요한 이동이 반복됩니다. 이른바 컨텍스트 스위칭(Context Switching)이 발생하는 것인데요. 업무를 처리하기 위해 여러 프로그램을 번갈아 사용하는 시간이 쌓이면 생각보다 큰 생산성 저하로 이어질 수 있습니다.

그룹웨어를 활용하면 다음과 같은 효과를 기대할 수 있습니다.

1) 업무 도구 전환 최소화

메일을 확인하고 전자결재를 진행한 뒤 다시 메신저를 확인하는 식으로 여러 프로그램을 오갈 필요를 줄일 수 있습니다.

2) 업무 이력과 정보의 중앙화

그룹웨어에서는 문서와 업무 자료를 중앙에서 관리하고 필요한 권한을 부여할 수 있어 기업의 중요한 정보 자산을 보다 체계적으로 관리할 수 있습니다. 또한 문서 수정 이력이나 업무 진행 기록 등을 남길 수 있어 업무의 연속성을 확보하는 데도 도움이 됩니다.

3) 업무 프로세스 표준화

전자결재를 통해 전결, 합의, 참조, 반려 등의 프로세스를 체계적으로 관리하면 담당자에 따라 업무 방식이 달라지는 것을 줄이고 표준화된 업무 절차를 구축할 수 있습니다. 이를 통해 업무 누락이나 처리 오류를 예방하는 데도 도움이 됩니다.

4) 유연한 근무 환경 지원

모바일 웹이나 앱을 지원하는 그룹웨어라면 사무실에 있지 않더라도 전자결재, 메일, 일정, 근태관리 등의 업무를 이어서 처리할 수 있습니다.

3. 그룹웨어의 핵심 기능 6가지

그룹웨어를 선택할 때는 우리 회사에서 실제로 자주 사용하는 업무를 얼마나 편리하게 처리할 수 있는지를 살펴보는 것이 중요합니다.

대표적으로 확인해야 할 그룹웨어 핵심 기능은 다음과 같습니다.

1) 전자결재

품의서, 지출결의서, 휴가신청서, 구매요청서 등 다양한 사내 문서를 종이 없이 온라인으로 작성하고 결재할 수 있도록 지원합니다. 또한, 전결, 합의, 참조, 반려, 결재선 지정 등 회사의 실제 결재 프로세스를 유연하게 적용할 수 있는지 확인해야 합니다. 기업에서 자주 사용하는 문서를 직접 만들 수 있도록 서식 편집 기능을 제공하는지도 함께 살펴보는 것이 좋습니다.

2) 기업용 메일 및 조직도 연동

그룹웨어를 선택할 때는 기업용 메일 기능과 조직도, 임직원 주소록이 서로 잘 연동되는지도 확인해야 합니다. 특히 인사정보와 조직도 정보가 연동되면 입사와 퇴사, 조직 변경 등에 따른 임직원 정보를 보다 편리하게 관리할 수 있습니다.

3) 근태 및 연차 관리

출퇴근 기록, 휴가 신청 및 승인, 연차 현황 조회는 물론 시차출퇴근제와 같은 다양한 근무제도를 지원할 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 특히 외근이나 출장, 재택근무가 많은 기업이라면 GPS 또는 IP 기반의 모바일 출퇴근 체크를 지원하는지도 살펴볼 필요가 있습니다.

4) 프로젝트 및 업무관리(Task Management)

업무 요청이 메신저나 이메일에 남아 있더라도 담당자와 마감일, 현재 진행 상황을 한눈에 파악하기는 쉽지 않습니다. 업무관리 기능을 활용하면 담당자 지정, 마감일 설정, 업무 상태 관리, 진행 상황 공유 등을 체계적으로 관리할 수 있습니다.

5) 문서관리 및 보안 드라이브

기업의 중요한 문서를 안전하게 보관하고 관리하기 위해서는 부서별 또는 직급별로 접근 권한을 설정하고, 필요한 구성원에게만 문서를 공유할 수 있어야 합니다. 또한 문서 수정 이력을 확인할 수 있는 기능이나 외부 공유 제한, 다운로드 및 접근 권한 설정 등 기업 환경에 필요한 보안 기능도 함께 확인하는 것이 좋습니다. 특히 업무 자료가 개인 PC나 USB 등에 분산되어 있다면 문서를 중앙화함으로써 자료 관리 효율성과 보안 수준을 동시에 높일 수 있습니다.

6) 사내 메신저 및 커뮤니케이션

빠른 업무 소통을 위해서는 사내 메신저 기능도 중요하지만 메시지를 주고받는 것뿐만 아니라 메일, 전자결재, 일정, 업무관리 등의 기능과 자연스럽게 연결되는지를 살펴봐야 합니다. 예를 들어 메신저에서 업무 내용을 확인한 뒤 바로 업무를 등록하거나 관련 결재 문서로 이동할 수 있다면 불필요한 업무 단계를 줄일 수 있습니다.

4. 그룹웨어 도입 방식, SaaS형과 구축형의 차이

그룹웨어를 도입할 때는 어떤 방식으로 시스템을 운영할 것인지도 결정해야 합니다. 대표적인 방식이 SaaS형(클라우드)과 구축형(On-Premise)입니다. 두 방식은 초기 비용부터 도입 기간, 유지보수, 커스터마이징 방식까지 차이가 있기 때문에 기업의 규모와 IT 인프라, 보안 요구사항 등을 종합적으로 고려해야 합니다.

1) SaaS형 그룹웨어란?

SaaS(Software as a Service)형 그룹웨어는 별도의 서버를 직접 구축하지 않고 클라우드 환경에서 서비스를 구독하는 방식입니다. 기업은 필요한 계정과 서비스를 신청한 후 비교적 빠르게 업무 환경을 구성할 수 있습니다. 초기 서버 구축이나 하드웨어 구매 부담이 상대적으로 적고, 시스템 업데이트와 유지보수를 서비스 제공업체가 담당하는 경우가 많다는 점이 장점입니다. 특히 빠른 도입이 필요한 중소기업이나 스타트업에서 고려하기 좋은 방식입니다.

다만 SaaS형 그룹웨어는 서비스 제공업체가 정해놓은 기능과 설정 범위 안에서 사용해야 하는 경우가 많기 때문에, 기업만의 복잡한 업무 프로세스나 높은 수준의 커스터마이징이 필요한 경우에는 사전에 지원 범위를 꼼꼼하게 확인해야 합니다.

2) 구축형(On-Premise) 그룹웨어란?

구축형 그룹웨어는 기업이 직접 보유하거나 관리하는 서버와 IT 인프라에 시스템을 설치해 운영하는 방식입니다. 기업의 업무 환경에 맞춰 시스템을 세밀하게 커스터마이징할 수 있다는 것이 가장 큰 특징입니다. 특히 기존에 사용하고 있는 ERP, 인사관리, 회계 시스템 등 사내 시스템과 복잡한 연동이 필요한 기업이라면 구축형을 고려할 수 있습니다. 또한 기업 내부의 보안 정책이나 데이터 관리 기준에 따라 시스템을 직접 통제해야 하는 경우에도 적합할 수 있습니다.

반면 서버와 인프라 구축에 필요한 초기 비용이 높고, 시스템 운영과 유지보수를 위한 IT 전문 인력이나 관리 체계가 필요하다는 점은 고려해야 합니다.

5. 성공적인 그룹웨어 선택을 위한 4가지 기준

기업에서 그룹웨어를 선택할때 우리 회사의 업무 프로세스를 얼마나 편리하게 구현할 수 있고, 여러 기능이 얼마나 자연스럽게 연결되며, 임직원이 얼마나 쉽게 사용할 수 있는지가 중요합니다.

1) 우리 회사의 결재 프로세스를 제대로 지원하는가?

기업마다 결재 구조가 다릅니다. 단순한 1~2단계 결재부터 부서장, 임원, 대표이사까지 이어지는 다단 결재, 전결 규정, 합의 및 참조 등 다양한 방식이 존재합니다. 따라서 전자결재 기능을 확인할 때는 우리 회사의 실제 결재 프로세스를 그대로 적용할 수 있는가?를 확인해야 합니다. 서식 편집과 결재선 설정이 얼마나 자유로운지도 함께 살펴보는 것이 좋습니다.

2) 기능끼리 자연스럽게 연결되는가?

메일로 받은 업무 요청을 전자결재로 연결하거나, 메신저에서 업무를 등록하고 일정과 연동하는 등 각각의 기능이 유기적으로 연결되는지를 확인해야 합니다. 기능이 많더라도 서로 독립적으로 작동한다면 통합 그룹웨어를 사용하는 의미가 줄어들 수 있습니다.

3) 우리 회사의 근무제도를 반영할 수 있는가?

고정 출퇴근제뿐만 아니라 시차출퇴근제, 선택적 근로시간제, 재택근무, 외근 및 출장 등 다양한 근무 형태가 존재합니다. 따라서 근태관리 기능을 선택할 때는 회사의 실제 근무 정책을 시스템에서 얼마나 유연하게 설정할 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

4) 모바일에서도 편리하게 사용할 수 있는가?

출장이나 외근 중에도 결재를 확인해야 하고, 재택근무 중 메일이나 업무 요청을 확인해야 하는 경우도 많습니다. 따라서 모바일 웹과 앱을 지원하는지, 그리고 모바일에서도 전자결재, 메일, 근태관리, 일정관리 등 주요 기능을 PC와 비슷한 수준으로 사용할 수 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

6. 국내 주요 그룹웨어 비교

국내에는 기업의 업무 환경과 협업 방식에 맞춰 다양한 그룹웨어 서비스가 제공되고 있습니다. 대표적인 서비스를 살펴보면 다음과 같습니다.

1) 하이웍스

하이웍스는 기업용 메일을 중심으로 다양한 업무 기능을 제공하는 그룹웨어입니다. 기업용 이메일을 비롯해 전자결재, 인사·회계, 근태관리 등 기본적인 기업 업무 환경을 구성하는 데 활용할 수 있습니다.

2) 다우오피스

다우오피스는 전자결재, 메일, 근태관리, 업무관리, 드라이브 등 다양한 기능을 하나의 플랫폼에서 제공하는 올인원 그룹웨어라는 점이 특징입니다. 특히 여러 업무 도구를 하나로 통합하고 싶은 기업에서 활용하기 좋은 형태입니다.

3) 더존 WEHAGO

더존 WEHAGO는 기업의 회계, 인사, 세무 등 경영관리 영역과의 연계성을 중요하게 보는 기업에서 주목할 수 있는 플랫폼입니다. 특히 기존에 더존 계열의 ERP나 경영관리 시스템을 사용하고 있는 기업이라면 업무 시스템 간 연계성을 고려해 함께 검토하는 것이 좋습니다.

4) 네이버웍스

네이버웍스는 익숙한 사용자 경험과 직관적인 UI/UX를 기반으로 기업 내 커뮤니케이션을 지원하는 협업 플랫폼입니다. 메일, 메시지, 캘린더, 드라이브 등 커뮤니케이션과 협업에 필요한 기능을 활용할 수 있어 실시간 소통과 협업 환경 강화를 중요하게 생각하는 기업에서 고려할 수 있습니다.

5) 카카오워크

카카오워크는 카카오톡과 유사한 친숙한 사용자 경험을 바탕으로 사내 메신저 중심의 커뮤니케이션 환경을 구축하는 데 강점을 가진 서비스입니다. 직원들이 새로운 업무용 메신저에 쉽게 적응할 수 있는 환경을 중요하게 생각하거나 빠른 사내 소통을 원하는 기업이라면 검토할 수 있습니다.

지금까지 그룹웨어란 무엇인지, 그룹웨어의 주요 기능과 SaaS형·구축형의 차이, 그리고 국내 주요 그룹웨어의 특징까지 살펴봤습니다.

결국 좋은 그룹웨어란 기능이 가장 많은 시스템이 아니라, 우리 기업의 업무 프로세스를 가장 자연스럽게 연결하고 구성원들이 실제로 편리하게 사용할 수 있는 시스템이라고 할 수 있습니다.

그룹웨어 도입을 검토하고 있다면 먼저 현재 사용하고 있는 업무 도구를 정리해 보세요. 메일, 메신저, 전자결재, 근태, 문서관리, 업무관리 등 각각의 영역에서 어떤 불편함이 발생하고 있는지 파악한 뒤 필요한 기능의 우선순위를 정한다면, 보다 합리적인 그룹웨어 선택이 가능할 것입니다.

업무 도구를 하나로 연결하고, 반복되는 업무를 줄이며, 조직 전체의 업무 프로세스를 체계적으로 관리하는 것. 이것이 기업이 그룹웨어를 도입하는 가장 큰 이유라고 할 수 있습니다.