노션 대체 서비스, 회사에서 쓸 수 있는 업무용 도구 추천
2024년 8월 기준 노션 사용자가 1억 명을 넘었어요. 그만큼 노션의 자유도와 확장성은 이미 검증된 셈인데, 막상 업무에 본격적으로 쓰다 보면 아쉬운 지점이 하나둘 생기기 마련이에요. 전자결재가 없다거나, 경비 처리를 따로 해야 한다거나, 팀원 전체가 쓰기엔 진입장벽이 높다거나. 이 글에서는 노션의 장단점을 짧게 짚은 뒤, 용도별로 대체할 수 있는 서비스를 정리했어요.
1. 노션이란
출처: 노션
노션(Notion)은 문서 작성, 데이터베이스, 프로젝트 관리, 위키를 하나의 워크스페이스에서 처리할 수 있는 생산성 도구예요. 빈 페이지에서 원하는 구조를 자유롭게 만들 수 있다는 게 가장 큰 특징이고, 개인 사용자부터 스타트업까지 폭넓게 쓰이고 있어요.
2. 노션의 장점과 단점
장점
1) 자유로운 페이지 설계
노션의 핵심이에요. 텍스트, 표, 보드, 캘린더, 갤러리를 하나의 페이지 안에 조합할 수 있어서 업무 매뉴얼, 회의록, 프로젝트 보드 등 용도에 맞게 직접 구성할 수 있어요.
2) 강력한 데이터베이스
필터, 정렬, 수식 기능을 활용하면 엑셀 없이도 고객 관리표나 재고 현황표를 만들 수 있고, 한 번 구조를 잡아두면 팀 전체가 같은 포맷으로 데이터를 쌓을 수 있어요.
3) 활발한 템플릿 생태계
노션 마켓플레이스에서 다른 사람이 만든 업무 템플릿을 가져와 바로 쓸 수 있어요. 한국에서만 2025년 한 해 동안 템플릿이 약 2,000만 회 복제됐고, 이용자 10명 중 7명이 업무나 개인 관리용 템플릿을 활용하고 있을 정도로 생태계가 탄탄해요.
단점
1) 전자결재 기능이 없어요
휴가 신청, 지출결의, 구매 품의처럼 승인이 필요한 업무를 노션 안에서 처리할 수 없어요. 결국 별도 그룹웨어나 메일로 결재를 돌려야 하고, 같은 내용을 두 곳에 입력하게 돼요.
2) 세팅 난이도가 높아요
빈 도화지에서 시작하는 자유도가 곧 복잡도이기도 해요. 데이터베이스 구조를 제대로 활용하려면 상당한 학습이 필요하고, 팀에서 이 구조를 설계한 사람이 퇴사하면 아무도 손대지 못하는 상황이 생기기도 해요. 기능이 계속 추가되면서 처음 접하는 사람에게는 어디서부터 시작해야 할지 막막한 경험이 되기도 하고요.
3) 업무 도구가 분산돼요
노션에는 메신저, 캘린더, 근태관리, 경비처리 기능이 없어서 캘린더, 그룹웨어 등 따로 써야 해요. 알림이 여러 곳에 흩어지고, 정보를 찾으려면 도구를 오가야 하는 불편함이 생겨요.
3. 노션 대체 서비스 추천
노션을 대체하려는 이유에 따라 적합한 서비스가 달라요. 프로젝트 일정 관리가 주 목적인지, 사내 문서를 체계적으로 쌓고 싶은 건지, 결재와 경비까지 한 곳에서 처리하고 싶은 건지에 따라 선택지가 나뉘어요.
프로젝트 일정과 작업 관리가 필요하다면
노션 데이터베이스로 보드나 타임라인을 만들어 쓰고 있었다면, 프로젝트 관리에 특화된 서비스가 더 편할 수 있어요.
1) 트렐로(Trello)
카드를 드래그해서 상태를 바꾸는 보드 방식의 작업 관리 도구예요. 별도 교육 없이 바로 쓸 수 있을 정도로 직관적이에요. 한국어를 지원하고, 무료 요금제로도 소규모 팀이 기본적인 작업 관리를 할 수 있어요. 다만 문서 작성 기능은 약한 편이에요.
2) 아사나(Asana)
프로젝트 일정 관리에 강한 도구예요. 리스트, 보드, 타임라인, 캘린더 등 여러 뷰를 지원하고 작업 간 의존 관계를 설정할 수 있어서 일정이 복잡한 프로젝트에 적합해요. 한국어를 지원하며 무료 요금제는 2명까지 쓸 수 있어요.
3) 먼데이닷컴(monday.com)
작업 관리와 자동화를 함께 제공하는 도구예요. 상태가 바뀌면 담당자에게 알림을 보내거나 다른 보드에 항목을 생성하는 식의 자동화 규칙을 설정할 수 있어요. 한국어 지원과 한국 공식 페이지가 있고, 다양한 업무 유형에 맞는 템플릿을 제공해요.
사내 문서와 매뉴얼을 체계적으로 관리하고 싶다면
노션을 주로 업무 매뉴얼이나 사내 문서 정리 용도로 쓰고 있었다면, 문서 관리에 특화된 서비스를 살펴볼 만해요.
1) 컨플루언스(Confluence)
아틀라시안에서 만든 문서 협업 도구예요. 페이지를 계층 구조로 정리할 수 있고, 검색 기능이 강력해서 문서가 많아져도 원하는 내용을 빠르게 찾을 수 있어요. 지라(Jira)를 쓰는 팀이라면 이슈와 문서를 연결할 수 있어서 특히 유용해요. 한국어를 지원하고, 10명까지 무료 요금제를 쓸 수 있어요.
2) 구글 워크스페이스(Google Workspace)
구글이 제공하는 업무용 클라우드 서비스예요. 구글 독스, 시트, 드라이브, 캘린더 등을 하나의 계정으로 쓸 수 있고, 실시간 공동 편집이 강점이에요. 대부분의 직장인에게 익숙한 인터페이스라 도입 교육이 거의 필요 없어요. 다만 노션처럼 하나의 페이지에 다양한 블록을 조합하는 방식은 아니라서, 문서와 스프레드시트가 각각 별도 파일로 관리돼요.
모든 업무 처리를 한 곳에서 하고 싶다면
노션에서 가장 아쉬운 부분이 전자결재, 경비처리, 근태관리 같은 업무 처리 기능이에요. 이런 기능이 필요하다면 그룹웨어를 검토하는 게 맞아요.
1) 카카오워크
카카오톡과 비슷한 메신저 인터페이스를 기반으로 한 업무 도구예요. 메시지, 화상회의, 전자결재, 근태관리 기능을 제공하고, 카카오톡에 익숙한 사용자라면 적응이 빠르다는 게 장점이에요.
2) 두레이
메신저, 캘린더, 드라이브, 프로젝트 관리, 전자결재를 함께 제공하는 협업 도구예요. 한국 기업 환경에 맞춰 설계되어 있어요.
3) 다우오피스
메일, 전자결재, 메신저, 캘린더, 근태관리, 경비관리를 하나의 플랫폼에서 제공하는 그룹웨어예요. 전자결재는 100여 종의 결재 양식을 기본 제공하고, 양식 편집기를 지원해 우리 회사에 맞는 양식을 직접 만들 수도 있어요. 5인 이하는 모든 기능을 무료로 쓸 수 있고, 5인 이상이더라도 비교적 합리적인 가격으로 도입할 수 있어요.
4. 노션 데이터베이스, 대체할 수 있을까
노션을 쓰는 사람들이 많이 활용하는 기능 중 하나가 데이터베이스예요. 노션 커뮤니티에서도 할 일 관리, 독서 기록, 습관 트래커 같은 개인용 데이터베이스 템플릿이 인기가 많고, 회사에서는 비품 신청이나 고객 문의 접수 용도로 쓰는 경우도 있어요.
💡 다우오피스 활용팁
다우오피스에는 코딩 없이 업무용 앱을 직접 만들 수 있는 Works라는 기능이 있어요. 노션 데이터베이스와 비슷하게 데이터를 입력하고 목록으로 조회하고 차트로 시각화할 수 있는데, 접근 방식이 조금 달라요.
노션은 빈 페이지에서 데이터베이스 구조를 직접 설계하는 방식이에요. 자유도가 높지만 필터 조합이나 수식 설정에 익숙해지는 데 시간이 걸려요. Works는 700여 종의 샘플 앱 중에서 우리 업무에 맞는 걸 골라서 시작해요. 비품 신청, 재고 관리, 고객 문의 접수 같은 앱이 이미 만들어져 있어서 바로 쓰거나 필요한 부분만 수정하면 돼요. 물론 원하는 앱이 없으면 코딩 없이 직접 만들 수도 있어요.
Works에 등록한 데이터는 전자결재와도 연동할 수 있어요. 예를 들어 여비교통비와 같이 자주 쓰는 데이터 항목을 Works에 미리 등록해 두면, 전자결재에서 문서를 작성할 때 해당 항목을 바로 불러올 수 있습니다. 같은 내용을 두 곳에 따로 입력할 필요가 없는 거예요. 노션에서는 데이터베이스에 항목을 등록한 뒤 결재는 별도 도구에서 다시 작성해야 했던 부분이에요. 다만 이 연동은 커스텀 개발이 필요해 별도 비용이 발생할 수 있어요.
실제로 다우오피스를 도입한 기업에서는 Works로 비품 신청, 재고 관리, 고객 지원 접수 같은 업무를 처리하면서 기존에 엑셀과 메일로 주고받던 작업을 줄였다는 사례가 있어요.
노션을 문서 정리 용도로 쓰고 있었다면, 다우오피스의 문서관리 기능도 살펴볼 만해요. 사내 규정이나 매뉴얼을 전사 또는 팀 단위로 등록하고 공유할 수 있고, 문서 버전 관리와 이력 조회, 보존연한 설정까지 지원해요. 문서 관리를 위해 별도 도구를 추가할 필요 없이 그룹웨어 안에서 함께 쓸 수 있어요.
자주 묻는 질문
Q. 노션을 회사에서 쓰면 어떤 문제가 생기나요?
A. 전자결재, 경비처리, 근태관리 기능이 없어서 별도 그룹웨어를 병행해야 해요. 데이터베이스 세팅 난이도가 높아 담당자가 바뀌면 관리가 어려워지는 경우도 있어요.
Q. 노션 대체 프로그램으로 뭐가 좋나요?
A. 프로젝트 관리가 목적이면 트렐로, 아사나, 먼데이닷컴을, 사내 문서 정리가 목적이면 컨플루언스나 구글 워크스페이스를, 결재와 경비까지 한 곳에서 처리하고 싶다면 카카오워크, NHN 두레이, 다우오피스 같은 그룹웨어를 검토해 보세요.
Q. 노션 데이터베이스를 대신할 수 있는 도구가 있나요?
A. 다우오피스 Works는 노션 데이터베이스와 비슷하게 데이터를 입력하고 조회하고 시각화할 수 있어요. 700여 종의 샘플 앱 중에서 골라 바로 시작할 수 있고, Works에 등록한 데이터를 전자결재에서 불러와 중복 입력 없이 결재까지 처리할 수 있다는 점이 다릅니다.
노션은 개인 생산성 도구로서 충분히 강력하지만, 회사 업무 전체를 맡기기엔 빠지는 기능이 있어요. 어떤 업무를 대체하고 싶은지에 따라 프로젝트 관리 도구, 문서 관리 서비스, 그룹웨어 중 적합한 서비스가 달라지니 우리 팀의 상황에 맞춰 선택해 보세요.
전자결재, 경비관리, 근태관리까지 하나의 도구에서 처리하고 싶다면 다우오피스를 무료로 체험해 볼 수 있어요.