TSI는 어떻게 다우오피스 Works로 현장 손실 비용을 90% 줄였을까? (제조업 고객 성공 사례)

수십 개의 프로젝트가 동시에 진행되는 제조업 현장에서는 업무 데이터가 어디에 있는지, 지금 어떤 문제가 발생했는지, 누가 어떻게 처리하고 있는지​를 빠르게 파악하는 것이 무엇보다 중요합니다.

특히 해외 현장까지 함께 운영하는 기업이라면 문제는 더욱 복잡해집니다. 현장에서 발생한 배관, 전기, 자재 등의 이슈가 이메일이나 전화 등 여러 채널로 흩어지고, 필요한 정보를 찾는 데 많은 시간이 소요되기 때문입니다. 문제 상황이 제때 공유되지 않으면 단순한 업무 지연을 넘어 불필요한 현장 손실 비용으로 이어질 수도 있습니다.

글로벌 2차 전지 믹싱 시스템 전문 기업 TSI 역시 이러한 문제를 경험했습니다.

TSI는 수주부터 설비 제작, 해외 현장 설치와 엔지니어링까지 장기간에 걸쳐 진행되는 프로젝트가 많아 체계적인 업무 관리가 필요한 기업이었습니다. 이에 다우오피스 Works를 활용해 현장 이슈를 데이터화하고 업무 프로세스를 표준화했는데요.

그 결과, 연간 수억 원에 달하던 현장 손실 비용을 1/10 이하로 줄이며 약 90%의 비용 절감 효과를 만들어냈습니다.

이번 글에서는 TSI가 다우오피스 Works를 통해 어떻게 프로젝트 업무를 통합하고 현장 손실 비용을 90%까지 줄일 수 있었는지 자세히 살펴보겠습니다.

1. 글로벌 제조 기업 TSI, 어떤 기업인가?

TSI는 배터리 제조 공정의 핵심 설비 중 하나인 전극 공정용 믹싱 설비와 엔지니어링 토탈 솔루션을 제공하는 글로벌 제조 기업입니다. 연 매출 약 2,000억 원, 300여 명의 임직원이 근무하고 있으며 국내뿐만 아니라 미주 등 해외 현장에서도 배관 및 전기 연결 공사를 비롯한 다양한 엔지니어링 업무를 수행하고 있습니다.

TSI의 사업과 업무 환경을 정리하면 다음과 같습니다.

TSI처럼 프로젝트 하나가 수개월에서 1년 이상 이어지는 제조업에서는 프로젝트 진행 과정에서 수많은 정보가 발생합니다. 도면 승인부터 자재 검수, 해외 출장 및 비자, 고객사 요청사항, 현장 이슈, 항공 특송, CS와 설비 고장 이력까지 프로젝트와 관련된 데이터가 계속해서 쌓이게 됩니다.

2. 기존 업무 환경에서 어떤 어려움이 있었을까?

문제는 이러한 정보가 하나의 시스템에서 연결되어 관리되지 않았다는 점이었습니다.

① 업무 정보가 여러 채널로 흩어지는 문제

장기간 진행되는 프로젝트에서는 배관, 전기, 자재 등 다양한 현장 이슈가 발생합니다. 기존에는 이러한 정보가 이메일이나 전화 등 개인별 커뮤니케이션 채널을 통해 전달되는 경우가 많았습니다. 이렇게 업무 정보가 파편화되면서 담당자가 변경되거나 시간이 지나갔을 때 과거 이력을 확인하기가 어려웠습니다.

② 필요한 정보를 찾는 데 많은 시간이 소요

• 이 프로젝트에서 이전에 비슷한 문제가 있었나

• 당시에는 어떤 방식으로 처리했나

• 관련 자재는 언제, 왜 발송했나

이러한 정보를 확인하려면 과거 이메일이나 관련 자료를 일일이 찾아봐야 했습니다. 업무 정보 자체가 없는 것이 아니라 정보가 흩어져 있어 활용하기 어려운 상황이었습니다.

③ 해외 현장 이슈가 곧바로 비용으로 이어지는 문제

현장에서 자재 문제가 발생했을 때는 신속한 대응이 필요합니다. 하지만 문제의 원인이나 처리 과정이 명확하게 정리되지 않은 상태에서 급하게 항공 특송 등을 진행해 예상하지 못한 비용이 발생하곤 했습니다. 특히 해외 현장은 거리와 시차 등의 문제까지 더해져 대응이 늦어지거나 의사결정 과정이 복잡했습니다.

TSI는 이러한 문제를 업무 프로세스 자체를 시스템화하는 방향으로 접근했습니다.

2. TSI가 선택한 방법, 다우오피스 Works로 프로젝트 통합 관리

TSI가 주목한 것은 다우오피스 Works였습니다. 다우오피스 Works는 별도의 개발 지식 없이도 기업의 업무 특성에 맞춰 필요한 앱과 프로세스를 직접 구성할 수 있는 노코드(No-Code) 업무 앱 기능​입니다. TSI는 이를 활용해 기존에 흩어져 있던 프로젝트 관련 업무 데이터를 하나의 흐름으로 연결했습니다.

예를 들어 프로젝트 업무를 다음과 같이 관리할 수 있도록 구성했습니다.

[수주 킥오프] → [도면 승인] → [자재 검수] → [해외 출장 비자 신청] → [고객사 승인 펀치 리스트] → [해외 항공 특송 내역] → [CS 및 설비 고장 이력]

각 업무를 하나의 프로젝트를 중심으로 연결한 것이 포인트입니다.

프로젝트 번호 하나로 전체 이력을 확인

TSI는 다우오피스 Works를 활용해 '프로젝트 통합 관리 앱'​을 구축했습니다. 이제 담당자는 프로젝트 번호 하나만 검색하면 해당 프로젝트와 관련된 다양한 업무 데이터와 이력을 확인할 수 있습니다. 과거 이메일을 찾고 관련 자료를 다시 확인하는 데 많은 시간을 들이지 않아도 됩니다. 프로젝트가 시작된 이후 어떤 과정이 진행됐는지, 어떤 이슈가 있었는지, 어떤 조치가 이루어졌는지를 하나의 흐름으로 확인할 수 있게 된 것입니다.

이는 단순히 데이터를 한 곳에 모은 것을 넘어 프로젝트 업무의 가시성을 높이고 과거 업무 데이터를 회사의 자산으로 전환했다는 점에서 의미가 있습니다.

3. 가장 큰 변화, 현장 손실 비용을 90% 줄이다

TSI의 다우오피스 Works 도입에서 가장 눈에 띄는 성과는 현장 손실 비용을 기존의 1/10 이하로 줄인 것입니다. 연간 수억 원에 달하던 현장 손실 비용을 약 90% 절감할 수 있었던 배경에는 현장 이상 발생 관리 프로세스의 표준화와 데이터화가 있었습니다. 핵심은 문제가 발생한 뒤 담당자가 개별적으로 대응하는 방식에서 벗어나, 이상 발생 → 등록 → 승인 → 처리 → 이력 관리 → 경영진 보고라는 하나의 프로세스로 관리한 것입니다.

STEP 1. 현장 이슈를 정해진 양식으로 등록

먼저 현장에서 문제가 발생하면 담당자가 정해진 양식에 맞춰 Works 앱에 이상 발생 내용을 등록하도록 프로세스를 만들었습니다. 누가, 언제, 어떤 현장에서, 어떤 문제가 발생했는지 정보를 구조화해서 기록할 수 있게 한 것입니다. 이를 통해 그동안 이메일이나 전화 속에 흩어져 있던 현장 이슈가 데이터로 축적되기 시작했습니다.

STEP 2. 승인 프로세스를 통해 불필요한 비용을 사전에 통제

다음으로 중요한 것은 승인 프로세스의 연동입니다. 현장 이슈가 발생했다고 해서 바로 자재를 발송하는 것이 아니라 사전에 정해진 승인 절차를 거치도록 업무 흐름을 표준화했습니다. 특히 해외 현장에서 자재 문제가 발생했을 때 무조건 항공 특송을 진행하는 것이 아니라, 문제의 원인과 필요성을 확인하고 승인한 뒤 발송하는 체계를 구축한 것입니다. 이처럼 시스템 안에서 업무 절차를 관리하면 긴급 상황에서도 담당자의 판단에만 의존하는 것을 줄일 수 있습니다.

STEP 3. 이슈를 A/B/C/D 등급으로 관리

TSI는 현장 이슈를 보다 체계적으로 관리하기 위해 A/B/C/D 등급으로 분류했습니다. 손실 금액이나 일정 지연 정도 등을 기준으로 이슈의 중요도를 구분하고, 주요 안건은 매주 경영진에게 자동으로 보고되는 체계를 마련했습니다. 이렇게 되면 모든 현장 이슈를 동일한 수준으로 관리할 필요가 없습니다. 중요도가 높은 문제는 빠르게 의사결정을 내리고, 상대적으로 영향도가 낮은 문제는 담당자가 정해진 프로세스에 따라 처리할 수 있습니다.

STEP 4. 처리 결과까지 데이터로 축적

문제가 해결되는 것으로 끝나지 않는다는 점도 중요합니다. 발생 원인과 처리 방법, 비용 등의 정보를 함께 기록함으로써 이후 유사한 문제가 발생했을 때 과거 데이터를 참고해 보다 빠르게 대응할 수 있는 기반을 만들었습니다.

결국 하나의 현장 이슈가 다음 프로젝트에서 활용할 수 있는 업무 데이터이자 회사의 지식 자산으로 축적된 것입니다.

4. 해외 현장이 많은 TSI, 시차 문제는 어떻게 해결했을까?

TSI는 오하이오, 미시건 등 해외 Site 프로젝트를 다수 운영하고 있습니다. 해외 프로젝트에서 업무 효율을 떨어뜨리는 대표적인 요소 중 하나가 바로 시차입니다. 한국 본사에서 업무를 시작할 때 해외 현장은 업무 시간이 다를 수 있고, 반대로 해외 현장에서 문제가 발생했을 때 한국 담당자가 즉시 대응하기 어려운 상황도 발생할 수 있습니다. 이때 모든 업무를 실시간 전화나 메신저에 의존하면 업무 공백이 발생하기 쉽습니다.

TSI는 이러한 환경에서 다우오피스 메일을 협업의 중심 채널로 활용했습니다. 실시간으로 통화하기 어려운 상황에서도 업무 내용을 메일로 명확하게 기록하고, 필요한 자료와 히스토리를 남겨두는 방식입니다. 덕분에 각 구성원이 자신의 근무 시간에 업무를 확인하고 후속 조치를 진행할 수 있는 비동기 업무 환경을 만들 수 있었습니다. 특히 프로젝트 관련 업무는 단순한 대화보다 정확한 업무 기록과 이력 관리가 중요하기 때문에, 해외 현장이 많은 제조업 기업에게 이러한 방식은 더욱 효과적입니다.

5. TSI 사례에서 확인할 수 있는 다우오피스의 효과

TSI의 사례를 통해 확인할 수 있는 다우오피스의 장점은 기업의 실제 업무 프로세스를 분석하고 이를 시스템 안에서 표준화했다는 점입니다.

① 제조업에 맞는 맞춤형 노코드 업무 앱 구축

제조업이나 수주 기반 기업은 회사마다 업무 프로세스가 조금씩 다릅니다. 일반적인 업무 툴만으로 모든 프로세스를 관리하기 어려운 이유입니다. 다우오피스 Works를 활용하면 개발 지식이 없어도 기업의 업무 특성에 맞춰 필요한 앱과 프로세스를 구성할 수 있습니다. TSI 역시 프로젝트 관리, 이상 발생 관리 등 자사의 업무 방식에 맞는 프로세스를 직접 구축했습니다.

② 국내 본사와 해외 현장의 협업 효율 향상

해외 출장자, 현장 파견 직원, 국내 본사 담당자가 함께 업무를 진행하는 환경에서는 정확한 정보 공유와 업무 히스토리 관리가 중요합니다. TSI는 다우오피스 메일 등을 활용해 시차가 있는 상황에서도 업무 내용을 기록하고 이어갈 수 있는 협업 환경을 마련했습니다.

③ 업무 데이터를 하나의 시스템에서 관리

전자결재, 근태관리, 메일, 업무 데이터 등을 하나의 업무 환경에서 연결해 관리하면 여러 프로그램을 오가며 업무를 처리하는 번거로움도 줄일 수 있습니다. 무엇보다 프로젝트 번호를 기준으로 업무 데이터를 연결하면서 프로젝트 전체를 하나의 흐름으로 파악할 수 있는 환경을 구축했다는 것이 TSI 사례의 중요한 포인트입니다.

6. TSI의 성공 사례가 제조업 기업에 주는 의미

수십 개의 프로젝트가 동시에 진행되는 제조업 환경에서는 모든 문제를 사전에 없애는 것이 현실적으로 어렵습니다. 대신 중요한 것은 문제가 발생했을 때 얼마나 빠르고 정확하게 대응하고, 그 과정에서 발생한 데이터를 다음 업무에 활용할 수 있느냐​입니다.

TSI는 다우오피스 Works를 통해 프로젝트 관련 데이터를 하나로 연결하고, 현장 이상 발생 프로세스를 표준화했습니다. 그 결과 현장 이슈를 체계적으로 관리하고, 승인되지 않은 긴급 대응을 줄이며, 과거 이력을 활용할 수 있는 업무 환경을 구축했습니다. 특히 연간 수억 원에 달하던 현장 손실 비용을 1/10 이하로 줄여 약 90% 절감했다는 점은 제조업 현장에서 데이터 기반 업무 관리가 실제 비용 절감으로 이어질 수 있음을 보여주는 대표적인 사례입니다.

결국 TSI의 업무 혁신에서 가장 중요한 포인트는 '문제를 더 빨리 처리하는 것'에서 나아가 '문제가 발생하고 해결되는 모든 과정을 데이터로 남기는 것'​이라고 할 수 있습니다. 제조업, 프로젝트형 사업, 해외 현장 운영처럼 업무 과정이 복잡하고 다양한 이해관계자가 함께 움직이는 기업이라면 TSI 사례를 참고해볼 만합니다.

흩어진 업무 데이터를 하나로 모으고, 반복되는 업무를 표준화하고, 현장의 문제를 기업의 자산으로 만드는 것. TSI의 사례는 바로 이 과정이 업무 효율 향상은 물론 실질적인 현장 비용 절감으로 이어질 수 있다는 점을 보여주고 있습니다.