거래처 관리 방법, 필수 항목부터 효율적인 관리법까지
1. 거래처 관리, 왜 체계적으로 해야 할까
거래처 관리란 매입처, 매출처의 기본 정보와 담당자 연락처, 거래 조건 등을 한곳에 정리해두는 업무예요. 세금계산서 발행, 정산 확인, 계약 갱신 같은 반복 업무에서 매번 정보를 다시 찾지 않으려면 처음부터 체계적으로 기록해두는 것이 중요합니다.
2. 거래처 관리 대장에 꼭 들어가야 할 항목
거래처 정보를 정리할 때 '일단 넣어두자'는 식으로 항목을 늘리면 오히려 관리가 어려워져요. 실무에서 자주 쓰이는 항목 위주로 구성하는 것이 핵심입니다.
기본 정보 항목
항목 | 설명 |
거래처명(상호) | 세금계산서, 계약서에 기재되는 공식 상호 |
사업자등록번호 | 세금계산서 발행 시 필수 |
대표자명 | 계약서, 세금계산서 기재 항목 |
업태, 종목 | 세금계산서 필수 기재 항목 |
사업장 주소 | 우편물 발송, 계약서 기재용 |
대표 연락처 | 회사 대표번호 또는 팩스번호 |
이 항목들은 부가가치세법 제32조의 세금계산서 필수 기재사항과 직접 연결되므로 처음 등록할 때 사업자등록증과 대조해서 정확하게 입력해야 해요. (부가가치세법 제32조 원문)
거래 조건 항목
항목 | 설명 |
매입/매출 구분 | 같은 거래처도 양쪽에 해당할 수 있어 건별 구분 필요 |
결제 조건 | 현금, 어음, 카드, 선입금 등 합의된 방식 |
여신한도 | 외상 거래 시 허용 최대 금액 |
거래 시작일 | 최초 거래 시점, 거래 기간 산정에 활용 |
결제 조건은 거래처마다 다른 경우가 많아서 처음부터 기록해두면 정산 시점에 매번 확인하지 않아도 돼요.
담당자 및 관리 항목
항목 | 설명 |
담당자명, 연락처, 이메일 | 실무 직통 연락 수단. 대표번호와 별도 관리 |
거래 상태 | 거래중, 거래중단, 신규 등 현재 상태 |
비고/메모 | 특이사항, 이슈 이력 기록 |
3. 엑셀로 거래처를 관리할 때 자주 생기는 문제
엑셀은 초기에 가장 접근성이 좋은 도구이지만, 거래처가 늘어나고 여러 명이 함께 관리하기 시작하면 한계가 뚜렷해져요.
파일이 분산됩니다.
기본 정보는 A 파일, 거래 이력은 B 파일, 담당자 메모는 메일에 있는 식으로 흩어지면 하나의 거래처 정보를 확인하는 데 여러 곳을 찾아야 해요.
수정 이력이 남지 않아요.
담당자가 변경되거나 결제 조건이 바뀌었을 때 이전 정보가 덮어씌워지면 언제 무엇이 바뀌었는지 확인할 방법이 없습니다.
담당자 퇴사 시 정보가 유실돼요.
파일이 개인 PC에 저장되어 있으면 담당자가 퇴사한 뒤 파일 자체를 찾지 못하는 경우도 생깁니다.
거래처 수가 적고 혼자 관리한다면 엑셀로 충분하지만, 여러 명이 함께 쓰거나 거래처가 계속 늘어나는 상황이라면 다른 방법을 검토할 시점이에요.
4. 엑셀 말고 거래처를 관리하는 방법은
ERP 프로그램
이카운트 같은 ERP는 거래처 정보를 회계, 매입/매출, 세금계산서 발행까지 하나로 연결해서 관리합니다. 거래처 수가 많고 매입/매출 장부와 직접 연동해야 하는 경우에 적합하지만, 도입 과정에서 계정 체계 설정이나 기초 잔액 입력 등 초기 세팅에 시간이 걸려요.
CRM 프로그램
세일즈맵, HubSpot 같은 CRM은 영업 파이프라인과 고객 접점 관리에 특화된 도구예요. 상담 이력, 미팅 기록, 견적 히스토리까지 거래처별로 쌓아서 관리할 수 있습니다. 영업팀 규모가 크고 고객별 진행 상황을 실시간으로 공유해야 하는 환경에 맞지만, 거래처 기본 정보만 관리하면 되는 경우에는 기능이 과할 수 있어요.
그룹웨어 내 업무 관리 도구
그룹웨어에 포함된 업무 관리 기능을 활용하는 방법도 있어요. 메일, 전자결재, 메신저 같은 기본 업무 환경과 거래처 관리를 같은 플랫폼에서 쓸 수 있어서 별도 프로그램을 추가로 도입할 필요가 없습니다. 거래처 정보를 팀 단위로 공유하면서 엑셀 파일 돌려쓰기에서 벗어나고 싶을 때 적합해요. 다우오피스가 여기에 해당합니다.
5. 💡 다우오피스 Works로 거래처 관리하기
거래처 관리가 필요한 진짜 이유는 거래처 정보 자체를 정리하려는 게 아니라 그 정보를 기반으로 계약, 납품, 정산 같은 후속 업무를 빠르게 처리하기 위해서예요. 엑셀로 관리하면 거래처 파일, 계약 파일, 납품 파일이 다 따로여서 같은 거래처 정보를 매번 다시 입력해야 합니다.
다우오피스에는 Works라는 업무 관리 기능이 있어요. 코딩 없이 업무에 필요한 앱을 직접 만들 수 있는 기능으로, 거래처 관리도 Works에서 바로 시작할 수 있습니다. 700여 개의 샘플 앱 중 거래처관리 앱 템플릿을 그대로 가져다 쓸 수도 있고, 우리 회사 상황에 맞게 항목을 바꿔 직접 만들 수도 있어요.
거래처관리 앱에 담을 수 있는 정보
거래처관리 앱은 크게 기본 정보와 추가 정보 두 영역으로 구성되어 있어요.
기본 정보
거래처명, 대표자, 전화번호, 지역, 주소, 거래처 구분(매입/매출), 사업자등록번호, 주요 취급 품목을 등록합니다.
추가 정보
담당자 정보를 테이블 형태로 관리해요. 성명, 부서, 직급, 담당업무, 이메일, 휴대폰을 담당자별로 기록할 수 있어서 한 거래처에 여러 담당자가 있어도 한 화면에서 확인할 수 있습니다. 사업자등록증 사본이나 통장사본 같은 증빙 파일도 첨부할 수 있어요.
거래처 정보를 다른 업무에서 바로 쓸 수 있어요
Works에서는 거래처관리 앱에 한 번 등록한 정보를 계약서 관리 앱, 납품관리 앱, 주문서 관리 앱에서 연동해 그대로 불러올 수 있어요. 거래처 정보를 중복 입력할 필요 없이 등록, 계약, 납품, 정산으로 이어지는 업무 흐름을 하나의 환경에서 처리할 수 있는 구조입니다. 이 외에도 Works에는 700여 개의 샘플 앱이 있어서 거래처 관리와 연결되는 다양한 업무를 같은 환경에서 시작할 수 있어요.
자주 연락하는 거래처는 주소록에 등록해두세요
거래처 담당자에게 자주 메일을 보내야 한다면 다우오피스의 주소록 기능도 함께 활용해 보세요. 개인, 부서, 공용 주소록으로 구분해 관리할 수 있고, 공용 주소록에 거래처별 담당자를 등록해두면 팀 전체가 같은 연락처를 확인할 수 있어요. 주소록에서 대상을 선택해 바로 메일을 보내는 것도 가능합니다.