흩어진 업무를 하나로, 아소비교육의 Works 활용법
유아부터 초등학생까지 아이들을 위한 교육 콘텐츠를 만드는 아소비교육은 공부방 브랜드로 시작해 출판, 캐릭터 IP까지 사업 라인을 확장해 왔습니다. 2024년 기준 연매출 약 200억 원을 돌파했고 50여 명의 임직원이 함께 일하고 있어요. 사업이 다각화되면서 부서와 업무도 빠르게 늘어났죠.
이런 성장 속도를 뒷받침한 건 단순히 인력을 충원한 것이 아니라 업무 시스템 자체를 체계화한 결정이었습니다. 아소비교육이 다우오피스 Works로 흩어진 업무를 하나로 모은 과정을 경영지원팀 임정국 팀장에게 들어봤어요.
1. 기능이 제한적이던 그룹웨어에서 다우오피스로 바꾼 이유
조직이 작을 때는 어떤 그룹웨어를 써도 큰 문제가 없어요. 하지만 사업 라인이 늘어나고 임직원이 불어나면 다양해지는 업무 흐름을 그룹웨어가 따라가지 못하는 순간이 오죠. 아소비교육도 마찬가지였습니다.
"이전 그룹웨어는 기능이 너무 제한적이어서 점점 다양해지는 업무 흐름을 따라가기가 힘들었습니다. 업무 효율이 떨어진다는 문제를 체감하던 시기에 마침 정부 지원 바우처 기회가 있었고, 그 타이밍에 더 체계적인 시스템을 고민하게 되면서 다우오피스를 도입하게 되었어요."
여러 그룹웨어 중 다우오피스를 선택한 건 레퍼런스에 대한 신뢰 때문이었어요.
"무엇보다 다우기술이라는 기업에 대한 신뢰가 제일 컸어요. 오랜 시간 IT 업계에서 안정적으로 서비스를 제공해 온 이력도 있었고, 많은 기업들이 실제로 다우오피스를 사용하고 있다는 점에서 믿음이 갔습니다."
아소비교육이 다우기술을 신뢰할 수 있었던 배경에는 다우기술이 1986년 설립 이후 오랜 시간 안정적으로 IT 서비스를 제공해 온 이력이 있습니다. 업무 인프라를 교체할 때 가장 중요하게 보는 건 결국 안정성과 지속 가능성이거든요.
2. Works 앱 40개로 체계화한 전사 업무
아소비교육이 다우오피스 기능 중 가장 적극적으로 활용하는 건 Works입니다. Works는 코딩 없이 업무용 앱을 직접 만들 수 있는 기능이에요.
"Works라는 기능이 아주 인상 깊었습니다. 업무별로 앱을 만들어 체계적으로 관리할 수 있다는 점이 매우 매력적이었어요. 현재 전사적으로 약 40개 정도 Works 앱을 사용 중이며, 대부분의 업무가 Works를 통해 진행되고 있습니다."
40개나 되는 앱을 무작정 쌓아 놓으면 오히려 관리가 어려워지겠죠. 아소비교육은 앱을 성격별로 폴더에 정리해 경영지원팀 전용, 공용 업무, 복리후생 같은 카테고리로 나눠 두고 있어요. 이 중 공용 업무 폴더에는 모든 부서가 함께 쓰는 앱이 들어가 있습니다. 업무 협조 요청, 법인카드 사용내역, 물품 주문 요청서, 사무용품 신청, 대체휴무일 등록, 인건비지급내역 등록, ASOBI 공용 사이트 모음 같은 앱들이죠.
복리후생 폴더에는 자녀 교육비 지원 내역, 희망도서 신청, 동아리활동 보고서, 소노호텔앤리조트 예약 신청 같은 앱이 있어요. 자녀가 있는 임직원 비중이 높은 교육 브랜드 업종 특성이 앱 구성에 그대로 반영된 거죠.
이 중 가장 활발하게 쓰이는 앱 중 하나가 업무 협조 요청이에요. 부서 간 협조가 필요한 모든 건이 이 앱 하나로 모이는 구조입니다. 요청이 들어올 때 어느 브랜드 관련 건인지(동화책, 아소비, 큐미르, 본사) 구분하고 요청부서(출판사업팀, 운영관리파트, 프로모션마케팅파트, 해외직영관리실 등)도 함께 기록해요. 지금까지 쌓인 요청만 해도 수천 건 규모로 사내에서 가장 활발하게 쓰이는 앱 중 하나로 자리잡았습니다.
3. 경영지원팀의 하루, 복리후생부터 지출결의까지 Works 안에서
경영지원팀의 하루는 대부분 Works 안에서 돌아갑니다. 경영지원팀은 임직원의 다양한 요청이 모이는 부서이기 때문에 처리해야 할 업무 종류가 많고 반복적이거든요.
"가장 큰 변화는 흩어져 있던 업무를 통합해 체계적으로 운영할 수 있게 된 점입니다. 저희 경영지원팀의 경우 복리후생 신청부터 지출 결의까지 거의 모든 프로세스를 Works를 통해 처리하고 있어요. 과거에는 여러 툴을 오가는 비효율이 있었지만 지금은 한 플랫폼 안에서 일의 흐름이 끊이지 않아 훨씬 효율적으로 일하고 있습니다."
기록이 자동으로 남는다는 점도 큰 장점이에요. 지난해에 처리했던 요청이나 결재 건을 다시 확인할 일이 생길 때 엑셀 파일을 뒤지거나 메일함을 검색하지 않아도 Works에서 바로 조회할 수 있죠. 업무에 따라 앱을 자유롭게 커스터마이징할 수 있다는 것도 장점입니다.
부서별로 Works를 다양하게 활용하는 사례가 쌓이면서 사내 문화로 이어지는 움직임도 생겼어요.
"최근에는 경영지원팀에서 Works 앱 콘테스트도 기획 중에 있어요. 부서에 따라서 다양한 방식으로 Works를 활용하고 있는 사례가 많다 보니, 이를 공유하고 장려하는 취지로 준비하고 있습니다."
좋은 도구가 있어도 구성원이 적극적으로 활용하지 않으면 도입 효과는 반감됩니다. 아소비교육은 업무 도구를 바꾼 것에서 멈추지 않고 구성원이 자발적으로 활용하도록 만드는 문화까지 함께 만들어 가고 있어요.
4. 메일, 전자결재, 메신저까지 회사 운영의 축이 된 다우오피스
아소비교육은 다우오피스의 Works 외에도 그룹웨어 기본 기능을 전사에서 활용하고 있습니다.
"사실 다우오피스의 거의 모든 기능을 잘 활용하고 있습니다. 메일, 전자결재, 게시판, 메신저, 자료실은 물론이고 단순히 기능을 사용하는 것을 넘어서 회사 전체 운영이 다우오피스 내에서 돌아간다고 해도 과언이 아닙니다."
신규 입사자 온보딩에도 다우오피스가 쓰이고 있어요. 업무 도구가 많을수록 입사 초기에 시스템에 적응하는 시간이 길어지기 마련이죠. 아소비교육은 이 시간을 단축하는 방식을 찾아냈어요.
"무엇보다도 다우오피스를 쓰면 내일이 편해진다는 인식을 심어 주는 게 가장 중요했어요. 사용 팁은 주간 회의나 사내 공지를 통해 꾸준히 공유했고, 신규 입사자에게는 다우오피스 고객케어라운지에서 제공하는 사용법 영상과 활용 팁을 안내해 초반부터 자연스럽게 적응할 수 있도록 했습니다."
고객케어라운지에서는 실시간 기술 지원과 온라인 매뉴얼, 각종 교육 영상을 확인할 수 있어요. 신규 입사자가 들어올 때마다 경영지원팀이 직접 사용법을 알려 주지 않아도 되니 담당자의 반복 업무도 줄어듭니다.
5. 5대 법정의무교육, 인사 정보 연동으로 한 번에
임직원이 반드시 이수해야 하는 5대 법정의무교육은 규모가 커질수록 관리 난이도가 올라갑니다. 수강 대상자를 파악하고 수료 여부를 확인하는 과정이 반복되기 때문이죠. 아소비교육도 임직원이 50여 명으로 늘어나면서 이 부분의 부담이 커지고 있었어요.
"임직원이라면 5대 법정의무교육을 반드시 이수해야 하는데, 다우오피스에서는 해당 교육을 무료로 제공하고 있어 매우 편리합니다."
법정의무교육을 외부에서 별도로 진행하면 비용도 들고 일정 조율도 쉽지 않은데, 다우오피스 안에서 바로 수강이 가능하니 관리 부담이 크게 줄어들죠. 또 하나 중요한 점은 인사 정보와의 연동입니다.
"인사 정보가 자동으로 연동되기 때문에 대상자 선택부터 교육 신청, 수료 확인까지 모두 원스톱으로 관리할 수 있습니다."
인사 정보가 연동되지 않으면 담당자가 수강 대상자 명단을 수동으로 만들고 엑셀로 수료 현황을 관리해야 해요. 인사 정보 연동이 되어 있으면 신규 입사자는 자동으로 대상자에 포함되고, 수료 여부도 시스템에서 바로 확인할 수 있습니다. 임직원이 계속 늘어나는 성장 조직일수록 이 차이가 크게 느껴지죠.
6. 사무실의 와이파이 같은 업무 파트너
업무 시스템을 체계화한다는 건 단순히 도구를 바꾸는 일이 아니라 조직이 일하는 방식 자체를 다시 설계하는 일입니다. 아소비교육에게 다우오피스는 그 출발점이자 일상이 됐어요.
"아소비교육에게 다우오피스는 사무실의 와이파이 같아요. 없으면 아무 일도 안 되는 그런 존재입니다."
임정국 팀장은 같은 고민을 하는 기업에게 전하고 싶은 말도 있었어요.
"아직 업무 시스템이 체계화되지 않았거나, 조직 규모가 커지며 커뮤니케이션이 복잡해지는 단계에 있는 기업이라면 꼭 도입해 보시길 권합니다. 한번 써 보시면 왜 진작 쓰지 않았을까 싶을 거예요."
조직이 커지고 업무가 다양해지는 단계에서 업무 시스템을 어떻게 체계화할지 고민하고 있다면 다우오피스 도입 상담을 통해 우리 조직에 맞는 방법을 확인해 보세요.
자주 묻는 질문
Works 앱은 어떤 업무에 활용할 수 있나요?
Works는 다우오피스 안에서 코딩 없이 업무용 앱을 직접 만들어 쓸 수 있는 기능입니다. 업무 협조 요청, 법인카드 사용내역, 물품 주문 요청서 같은 공용 업무부터 자녀 교육비 지원 내역, 희망도서 신청 같은 복리후생 업무까지 부서와 업무 성격에 맞게 자유롭게 구성할 수 있어요. 아소비교육은 현재 약 40개의 Works 앱을 전사에서 사용하고 있습니다.
아소비교육이 다우오피스를 도입한 후 가장 크게 달라진 점은 무엇인가요?
흩어져 있던 업무를 하나의 플랫폼으로 통합해 체계적으로 운영할 수 있게 됐습니다. 과거에는 여러 툴을 오가는 비효율이 있었지만 지금은 한 플랫폼 안에서 일의 흐름이 끊이지 않아 훨씬 효율적으로 일하고 있어요. 경영지원팀의 경우 복리후생 신청부터 지출결의까지 거의 모든 프로세스를 Works로 처리하고 있습니다.
다우오피스에서 5대 법정의무교육은 어떻게 관리되나요?
다우오피스는 임직원 5대 법정의무교육을 무료로 제공합니다. 인사 정보가 자동으로 연동되기 때문에 대상자 선택부터 교육 신청, 수료 확인까지 하나의 시스템에서 원스톱으로 관리할 수 있어요. 외부 교육을 별도로 진행할 필요가 없어 인력 규모가 늘어나는 조직일수록 관리 부담을 크게 줄일 수 있습니다.
