과학기술정보통신부는 전자문서법 개정으로 종이문서 보관과 물류비용에서 약 1조 1,000억 원의 경제적 비용 절감 효과가 기대된다고 밝혔습니다(출처: 대한민국 정책브리핑). 종이를 줄이는 일에 그만큼 큰 비용이 걸려 있다는 뜻이죠. 이 글에서는 페이퍼리스의 의미와 법적 근거, 종이 없는 업무 환경을 만드는 실행 순서를 정리했습니다.
1. 페이퍼리스란
종이 문서를 전자문서로 대체하는 업무 방식
페이퍼리스는 종이 문서 기반의 업무를 전자문서로 대체해 종이 사용을 줄이는 업무 방식을 말합니다. 결재 서류를 시스템에서 승인하고, 세금계산서를 전자로 발행하고, 계약서를 전자 서명으로 체결하는 일이 모두 여기에 해당해요. 단순한 절약 캠페인이라기보다 문서를 만들고 주고받고 보관하는 방식 전체를 바꾸는 일입니다.
전자문서도 법적 효력이 있어요
전자문서 및 전자거래 기본법 제4조는 전자문서가 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다고 규정합니다(전자문서법, 국가법령정보센터). 내용을 열람할 수 있고 작성, 송수신, 저장 당시의 형태로 보존돼 있으면 서면으로 인정되죠(제4조의2). 2020년 개정으로 열거된 문서만 효력을 인정하던 방식에서 원칙적으로 모든 전자문서의 효력을 인정하는 방식으로 바뀌었는데요. 종이가 있어야 안전하다는 걱정 때문에 전환을 미룰 이유는 그만큼 줄어든 셈입니다.
2. 종이가 아직 남아 있는 업무 3가지
전자문서의 법적 근거가 갖춰졌는데도 사무실의 종이는 잘 사라지지 않아요. 종이가 생기는 경로별로 보면 남아 있는 이유가 각각 다르거든요.
회사 안에서 만들어지는 종이, 품의와 결재
전자결재 시스템을 쓰는 회사에서도 문서를 출력해 결재판에 끼워 대면 보고하는 관행이 남아 있는 곳이 적지 않습니다. 결재 도장이 찍힌 종이가 있어야 승인이 끝났다고 느끼는 인식이 남아 있는 한, 시스템과 별개로 종이는 계속 만들어지기 때문이에요.
밖에서 들어오는 종이, 영수증과 세금계산서
거래처에서 받는 종이 세금계산서와 영수증은 회사가 만든 종이가 아니라서 통제하기 어렵습니다. 게다가 국세기본법 제85조의3에 따라 장부와 증거서류는 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 하죠(국세기본법, 국가법령정보센터). 함부로 버릴 수 없으니 파일철과 보관함이 계속 늘어나는 겁니다.
이미 쌓여 있는 종이, 계약서와 보관 문서
과거에 체결한 계약서와 완료된 결재 서류는 캐비닛에 그대로 쌓여 있는 경우가 많죠. 필요한 문서를 찾으려면 담당자 기억에 의존해야 하고, 보존기간이 지난 문서도 폐기 기준이 없어 방치되기 쉽습니다. 문서별 법정 보존기간과 폐기 절차는 문서 보존연한 관리법을 참고해 보세요.
3. 종이 없는 업무 환경 만드는 4단계
종이가 발생하는 지점부터 파악하기
한 달 동안 어떤 업무에서 종이가 만들어지는지 목록으로 정리하는 것이 시작입니다. 프린터 출력 내역을 확인하거나 부서별로 출력하는 문서 종류를 물어보면 대부분 결재 서류, 지출 증빙, 회의 자료, 보관용 사본으로 모여요. 어디서 종이가 나오는지 알아야 무엇부터 없앨지 정할 수 있거든요.
전환 우선순위 정하기
모든 종이를 한 번에 없애려고 하면 실패하기 쉽습니다. 회사 내부에서 만들어지는 결재 서류는 법적 제약이 없고 발생량이 많아서 첫 번째 대상으로 적합해요. 그다음이 증빙 서류의 전자 수취인데요. 이미 쌓여 있는 문서의 전자화는 비용과 시간이 들기 때문에 마지막에 두는 것이 현실적입니다.
업무별 전자화 도구 도입하기
우선순위가 정해지면 업무에 맞는 도구를 선택합니다. 결재는 전자결재 시스템, 세금계산서는 전자 발행 서비스, 문서 보관은 권한 관리가 되는 문서 저장소가 기본 구성이에요. 도구를 고를 때 확인할 항목은 전자결재 시스템 도입 전 체크리스트에 정리돼 있습니다.
규정과 운영 방식 정착시키기
도구 도입이 끝이라고 생각하면 전환 직후에 진통을 겪습니다. 종이 결재에서 전자결재로 바꾼 직후 대표 결재함에 문서 수십 건이 쌓였다는 실무자 사례처럼, 결재 단계를 그대로 옮기면 병목만 화면 안으로 옮겨지거든요. 금액과 사안별로 전결 규정을 정비하고, 종이 사본을 만들지 않는다는 원칙을 문서 관리 규정에 명시해야 새 방식이 정착됩니다.
4. 페이퍼리스 전환에서 자주 하는 실수
스캔해 두면 원본을 버려도 된다는 오해
세무 증빙은 스캔 파일을 보관하고 있어도 원본 폐기가 자유롭지 않습니다. 국세기본법과 국세청 유권해석에 따르면 공인전자문서센터에 보관한 전자화문서만 원본 보관 의무가 면제되고, 사내 서버나 ERP에 스캔 파일만 보관한 경우에는 종이 원본을 별도로 보관해야 하기 때문입니다. 💡 처음부터 전자로 만들어진 문서는 이 문제가 없어요. 전자세금계산서로 발행하면 국세청 시스템에 전자적으로 보관되고, 전자결재로 승인된 문서는 시스템 안에 원본이 남죠. 종이를 스캔하는 것보다 종이가 생기지 않게 만드는 것이 확실한 페이퍼리스입니다.
도구만 도입하고 종이 관행은 그대로 두는 경우
전자결재를 도입하고도 출력해서 대면 보고하거나, 전자문서를 두고 종이 사본을 이중으로 보관하면 오히려 일이 늘어납니다. 종이가 다시 생기는 지점을 발견하면 개인의 습관보다 규정과 프로세스에서 원인을 찾는 것이 좋아요. 대면 보고가 필요한 사안이라면 화면이나 모바일로 문서를 함께 보는 방식으로 대체할 수 있습니다.
5. 다우오피스로 시작하는 페이퍼리스
앞서 정리한 결재, 증빙, 보관 세 영역을 하나의 플랫폼에서 처리할 수 있으면 전환 부담이 크게 줄어듭니다. 다우오피스는 그룹웨어 안에서 세 영역을 모두 지원해요.
전자결재로 품의 서류 없애기
100여 종의 무상 결재 양식을 제공하고, 양식 편집기로 회사 고유 양식을 직접 만들 수 있습니다. 모바일에서도 상신과 승인이 가능해서 결재권자가 외근 중이어도 서류가 책상 위에서 기다릴 필요가 없죠. 승인된 문서는 시스템에 원본으로 남아 출력할 이유가 사라져요.
경리관리로 증빙을 전자로 만들기
다우오피스 경리관리는 프로그램 안에서 전자세금계산서를 직접 발행할 수 있어서 홈택스에 별도로 접속하지 않아도 됩니다. 거래명세서를 작성해 두면 발행 화면에 거래처 정보와 품목, 금액이 자동으로 채워지고, 홈택스를 연동하면 매입 내역도 자동으로 수집되는 구조예요. 증빙이 처음부터 전자로 만들어지니 종이 보관 부담 자체가 생기지 않아요. 전자결재가 연동되어 있어 사용 내역을 확인하고 결재 상신하기만 하면 바로 경비 처리가 완료됩니다.
문서관리와 드라이브로 보관까지
문서관리에서 인사 규정이나 제품 가이드 같은 중요 문서의 보존연한을 설정하고 버전과 이력을 관리할 수 있습니다. 드라이브는 개인, 부서, 회사 단위로 공간을 구분하고 부서와 직급 기반으로 접근 권한을 관리하죠. 근로계약서 같은 고용계약도 전자 서명으로 체결할 수 있어요. 국내 최초 공인인증기관인 한국정보인증도 보안을 이유로 다우오피스를 선택해 종이 없는 업무 환경을 운영하고 있습니다.
👉 종이 없는 업무 환경이 우리 회사에서 어떻게 작동할지 궁금하다면 다우오피스 무료체험으로 직접 확인해 보세요.
자주 묻는 질문
페이퍼리스란 무슨 뜻인가요?
종이 문서 기반의 업무를 전자문서로 대체해 종이 사용을 줄이는 업무 방식입니다. 전자결재, 전자세금계산서, 전자계약이 대표적인 예예요.
전자문서도 법적 효력이 있나요?
전자문서법 제4조에 따라 전자문서는 전자적 형태라는 이유만으로 효력이 부인되지 않습니다. 내용을 열람할 수 있고 원래 형태로 보존돼 있으면 서면으로 인정되죠.
종이 영수증을 스캔하면 원본을 버려도 되나요?
공인전자문서센터에 보관한 경우에만 원본 보관 의무가 면제됩니다. 사내에 스캔 파일만 보관했다면 종이 원본도 함께 보관해야 해요. 전자세금계산서처럼 처음부터 전자로 발행된 증빙은 원본 보관 문제가 없습니다.